| Artículos | 12 JUL 2006

Personas inteligentes, empresas inteligentes ¿espacios inteligentes?

Comunicaciones World
La forma en la que trabajamos está cambiando de una manera radical y esto trae consigo una auténtica revolución en los entornos de trabajo, donde las tecnologías de la información y la comunicación y los espacios se convierten en herramientas inseparables. En la era conceptual (como denominan pensadores como Dan Pink o el mismísimo Tom Peters a los tiempos que se nos vienen encima) el éxito de las organizaciones no estará basado en la productividad sino en la creatividad.

En un entorno tan competitivo como el que estamos la productividad es un requisito imprescindible de entrada en el juego y se presupone como el valor a los toreros pero desde luego no va ser el condicionante que haga ganar ese juego. La alta productividad será una condición necesaria pero no suficiente y la creatividad, la innovación y otras cualidades pertenecientes a ?la mitad izquierda del cerebro? cobrarán cada vez más peso. Por supuesto esto requiere que las empresas sean mucho más capaces de aprovechar las capacidades de las personas y tanto los espacios como las tecnologías de la información van a ser piezas clave para maximizar este potencial humano.

Oficinas más vacías
Se ha discutido muchísimo sobre cómo será la oficina del futuro y en lo que todo el mundo parece estar de acuerdo es en que estará más vacía. Habrá menos gente porque el porcentaje de trabajadores que realizarán su función desde fuera de la oficina seguirá creciendo (no sólo en forma de teletrabajodores desde casa sino en cualquiera de los formatos de ese difuso concepto de trabajador móvil capaz de convertir el trabajo en una actividad y no en un lugar); menos dispositivos porque la convergencia conduce a puestos de trabajo capaces de integrar las capacidades de comunicación y gestión de información así como a soluciones multifuncionales capaces de dar respuesta a múltiples necesidades, y por supuesto menos papel.
El papel tradicionalmente ha sido y es una parte importantísima del ?paisaje de la oficina? y aunque la oficina sin papeles es otra más de esas tecnologías con un largo futuro, la verdad es que en cualquier oficina las cantidades de papel acumuladas siguen siendo ingentes. Es sorprendente que con la presión existente hoy en los costes, la situación siga siendo ésta. Según estudios recientes ¡el 99% de las empresas españolas no saben cuánto gastan en documentos! incluyendo su creación, impresión, gestión y almacenamiento, aunque todos tenemos claro que ese gasto es más que significativo. Pero más allá del coste, el papel se puede convertir en un inhibidor de la optimización de procesos, al retrasar los flujos y complicar la compartición. En un entorno tan competitivo como en el que estamos esto es un problema.

Espacios más abiertos
Pese al hecho cierto de que el conocimiento de las personas actualmente es el más alto de la historia, no es menos cierto que cada vez es más bajo el conocimiento relativo (parte del conocimiento global o el suficiente para la ejecución de una determinada tarea). Como decía Albert Einstein la diferencia entre la persona que más sabe del mundo y la que menos sabe es completamente insignificante comparada con lo que ninguna de las dos sabe.

Este contexto hace imprescindible la colaboración definida como la capacidad de transmitir, gestionar y mantener el activo más valioso de cualquier organización: el conocimiento de las personas que la forman. La colaboración se materializa en nuevas necesidades de comunicación y trabajo en grupo que conduce a oficinas más abiertas que son más capaces de fomentar esta colaboración.

El primer paso y quizás el más visible de esta tendencia es la oficina diáfana, sin apenas despachos. Pero es un error creer que una oficina diáfana es una oficina abierta. Una oficina abierta es mucho más que eso y de hecho las barreras para la comunicación van mucho más allá de las puramente arquitectónicas. Pensemos en esa oficina en la que trabajaba el personaje de Jack Lemmon en esa maravillosa película de Billy Wilder que es ?El apartamento?, una enorme oficina diáfana en la que cada empleado se dedica a su tarea sin intercambiar una sola palabra. Era una oficina diáfana pero no abierta. Esto no significa que la tendencia a eliminar barreras arquitectónicas no contribuya a crear la sensación de oficinas abiertas, pero para conseguir este entorno colaborativo hacen falta muchas más cosas: nuevas maneras de comunicarse (integrando y gestionando los distintos canales), facilitar espacios de reunión físicos o virtuales, mecanismos de coordinación y flujo de trabajo...

Oficinas más inteligentes
Al hablar de oficinas inteligentes nos referimos a entornos en los que la tecnología es ubicua pero completamente transparente al usuario. El diccionario define la ubicuidad como la capacidad de estar en todas partes. La tecnología estará en el futuro en todas partes, la miniaturización y la disminución del coste de la capacidad de proceso conducirá a la presencia de tecnología en multitud de cosas, que además se conectarán entre ellas sin intervención alguna de los humanos... y ésta será la gran revolución.

Un buen ejemplo de ubicuidad lo proporciona la tecnología RFID (Radio Frequency Identification), otra de esas tecnologías (y hay multitud) con un enorme futuro por delante. Llevamos muchos años hablando de ella y sin embargo aún no termina de despegar. RFID facilita que las tecnologías "sientan" el mundo real y esto permite enormes aplicaciones en lo que a optimización de procesos se refiere, no sólo en el ámbito de la distribución, la logística o la fabricación sino también en entornos de oficina al poder permitir una mayor integración entre la tecnología y el mundo físico.

La inteligencia de las oficinas del futuro permitirá que entorno de trabajo se adecue a las necesidades de cada uno sin necesidad de realizar ningún complicado proceso y puede incluir funcionalidades como la adecuación de la luz y la temperatura o incluso el color del habitáculo (no es ciencia ficción, ya hemos visto entornos dotados de estas soluciones en proyectos piloto) dependiendo de las personas que van a trabajar y el momento del día.

Pero sin duda el aspecto más crítico de estas oficinas inteligentes será gestión dinámica del espacio, es decir, la capacidad de asignar puestos de trabajo en tiempo real. En el futuro próximo tener puestos de trabajo desocupados será un lujo difícilmente justificable y se tenderá a gestionar los puestos de trabajo como un conjunto de recursos compartidos en los que dependiendo de las necesidades se asigna uno u otro puesto. Esto pasa desde luego por una nueva manera de entender el puesto de trabajo. El empleado ya no tendrá su mesa y muy probablemente ni siquiera su PC sino que será capaz de acceder a su puesto de trabajo virtual desde cualquier sitio, incluidos los espacios de trabajo en grupo, cualquier posición del pool de recursos compartidos o incluso su casa.

Los espacios en la oficina del futuro
Las oficinas del mañana tendrán como las de hoy tres tipos de espacios: personales, compartidos y comunes. Lo que cambiará será la distribución de la superficie entre ellos, de manera que los dos últimos tendrán cada vez más peso en detrimento del primero.

Los espacios personales girarán en torno al puesto de trabajo y su objetivo es maximizar la autonomía y la p

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