Digitalización de la gestión de los viajes corporativos: retos y oportunidades
En un contexto de grandes avances tecnológicos, muchas organizaciones aún gestionan una parte importante de su actividad de negocio, como los viajes corporativos, de forma analógica. Conseguir que esta gestión mejore en eficiencia, control del gasto, seguridad, sostenibilidad y servicio es un imperativo. Sobre ello se profundizó en un desayuno ejecutivo organizado por ComputerWorld junto con Destinux (Consultia Business Travel).
Es uno de los problemas más comunes a la hora de gestionar un viaje corporativo. La agencia ofrece un vuelo por 500 euros y el cliente encuentra otro por su cuenta que no llega a los 300 euros. Pero la digitalización puede resolver este y otros contratiempos, además de calcular la rentabilidad de los desplazamientos o conocer su huella de carbono. Sobre estos planteamientos versó el desayuno ejecutivo organizado por ComputerWorld en colaboración con Destinux, la solución de Consultia Business Travel, donde los asistentes abordaron los retos y oportunidades que trae consigo la digitalización de los viajes corporativos. Una práctica que puede resolver muchos de los problemas con los que se encuentran hoy los gestores de este tipo de desplazamientos.
Juan Manuel Baixauli, fundador y COO de Consultia Business Travel y de la plataforma Destinux, explicó las ventajas de una tecnología desarrollada por su compañía que permite saber, por ejemplo, si un hotel vende más barato en Asia que en Europa y así ofrecer los mejores precios al consumidor final.
“Nosotros integramos cualquier dato de cualquier compañía aérea, gracias a que tenemos un consolidador por cada tipología de producto.Destinux conecta sistemas para ofrecer los mejores precios en hoteles, apartamentos, VTC, rent a car, navieras, trenes y aviones”, dijo.
En este sentido, explicó que su compañía ofrece una solución integral para la gestión más eficiente de los viajes de empresa, sin perder por ello el trato humano. “Llegará un momento en el que la tecnología gestionará el 80% de los viajes, pero no puede hacerlo todo. Hay un factor humano fundamental, que debe ser personalizado”, dijo.
Otra de las grandes ventajas de esta herramienta, explicó Baixauli, es que permite integrar las políticas de compra de cualquier compañía. Es más, ofrece la posibilidad de saltarse sus directrices, pero siempre advirtiendo de ello. “Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo con Sixt, si lo deseas te aparecerán también los precios de otras compañías de rent a car en gris, advirtiendo así con otro color que esta oferta está fuera de tus proveedores habituales”, explicó.Así el usuario puede ver todas las alternativas, pero solo reservar aquellas que la empresa permita, y en caso de necesitar la opción que aparece gris puede realizar la consulta a su autorizador de forma digital y automatizada.
También permite conocer la rentabilidad de los desplazamientos. “Permite cargar los presupuestos de viajes por departamento o persona y alinearlos con los objetos de la empresa, de tal forma, que aparte de tener un control en tiempo real del presupuesto, se puede calcular el ROI (retorno de la inversión) de los viajes corporativos y saber si se han cumplido los objetivos marcados o no, por departamento o a nivel empresa”, señaló.
El fundador de Destinux habló también de otras funcionalidades de este software dirigido tanto a pymes como a grandes corporaciones que busquen optimizar y reducir los gastos en la gestión de viajes corporativos. Una de ellas, cada vez más en boga, es el cálculo de la huella de carbono.
La herramienta permite compensar las emisiones realizadas durante los viajes a través de proyectos de colaboración, que permiten a cualquier empresa proclamarse como neutra en carbono. También sirve de ayuda en materia fiscal, puesto que puede calcular cuánto tiempo ha pasado un trabajador fuera de su país y saber así dónde tiene que tributar.
Juan Manuel Bauxalis.
Digitalizar los procesos administrativos
Otro asunto de vital importancia es la automatización y digitalización de los procesos administrativos y financieros de los viajes. “En la era de la digitalización no podemos estar revisando correos electrónicos para saber si te ha llegado una factura”, subrayó. Un punto que corroboraron la mayor parte de los asistentes al debate conducido por Esther Macías, directora editorial de las cabeceras profesionales de Foundry (ComputerWorld, entre ellas).
“Hemos crecido exponencialmente, de 200 a 900 empleados. El volumen de mails es hoy ingestionable”, dijo Pilar García, travel & events manager de Logicalis. “Todo lo que sea automatizar procesos es bienvenido, pero hay que explicar bien el mensaje porque algunos piensan que existiendo Booking ya no hace falta una agencia. Necesitamos una visión global de todos los viajes: eso es el futuro”, aseveró.
Antonio Oliveira, del departamento de IT de BCG, incidió en esta visión. “Los que no estéis invirtiendo en digitalización tenéis que hacerlo”, dijo tras compartir los datos de un estudio que revela que los procesos de gestión son entre un 20 y un 30% cuando se emplea inteligencia artificial. Además, insistió en la importancia de invertir, sobre todo, en la experiencia de usuario.
María Caturla, global travel manager de Prosegur, apuntó que los profesionales de su área necesitan “datos fiables y rápidos”. “Cada usuario tiene que adaptarse para usar la tecnología como un avance. O estás al día en el mercado o te descuelgas. Los travel managers somos autodidactas, tenemos una función, hacernos valer dentro de las compañías”, dijo.
Aún más rotunda con las ventajas de la digitalización se mostró Berta Merelles, directora de Marketing y Ventas de la multinacional sueca BTS. “Gracias a la digitalización no tengo problemas. Hemos pasado de problemas diarios a no tenerlos. Hemos ganado en experiencia de usuario, en tiempo y en contabilidad”, afirmó, tras compartir su experiencia con Destinux.
Analía Suriano, corporate business support manager de Natra, empresa con más de 1.000 empleados que produce y distribuye chocolate, destacó que la agencia de viajes debe solventar los problemas del viajero y crear una experiencia de calidad. “Si la agencia debe estar pendiente de todas las facturas está tan saturada que no puede llegar a todo”, dijo tras resaltar las ventajas de la digitalización y, en concreto, de trabajar también en su caso con Destinux.
Un 63% menos de desperdicio alimentario
Por su parte, Fabrice Marchand, director de Ventas Trade de Air France-KLM España, compartió un dato relevante sobre el uso de inteligencia artificial en su compañía. Según contó, el empleo de herramientas predictivas sobre la ocupación de los vuelos ha permitido ahorrar 110.000 kilos de comida y reducir un 63% el desperdicio alimentario en vuelos de larga distancia. “Y al llevar menos peso, se reduce también el gasto de combustible y la contaminación”, agregó.
Sergio Rebollo, director de Energía e Industria en Axpe Consulting, explicó también como su compañía ha desarrollado un programa con inteligencia artificial generativa para crear un asistente que permite a los usuarios premium para saber cuándo los vuelos son más baratos o cómo se ahorra. “Y los mismos modelos predictivos se puede usar con la gasolina, aun cuando no todos los datos no sean públicos”, añadió.
“La movilidad avanza a pasos agigantados, pero nosotros tenemos la app más completa del sector”, aseveró Íñigo del Amo, senior executive manager de special sales en Sixt. En su opinión, el futuro del rent a car está estrechamente unido al de los fabricantes de coches.
Para Jorge Girol, Microsoft Business Unit manager en V-Valley, la distribución de Destinux en su canal y con la recomendación de Microsoft, les ha permitido digitalizar la gestión de los viajes corporativos con un SaaS que no solo complementa las soluciones de su compañía sino que supone “una oportunidad perfecta” ya que se trata de un área “poco o nada digitalizada”. “Todo lo que hacemos hasta ahora es manual”, afirmó Alejandro Expósito, CIO de Ullastres.
Y es que, como destacó en el cierre Juan Manuel Baixauli, fundador de Destinux, nuestro sistema permite que el agente asignado a la empresa sea más ágil, acabe a su hora y proporcione más calidad de servicio. “Si tenemos un leñador hay que darle una sierra eléctrica, no un hacha”, concluyó.
