Gestión de contenidos en la empresa

Los contenidos han sido, son y serán una cuestión imprescindible en cualquier discusión sobre el futuro no sólo de Internet, sino también de la propia utilización de la tecnología en la gestión del principal activo de la empresa del siglo XXI: el conocimiento.
Dos son las vertientes de esta área que hoy nos preocupan. La primera es la gestión de los contenidos en las empresas cuyo negocio no son aquéllos, y la segunda, el propio negocio de los contenidos en las empresas que, de una manera u otra, se dedican a su comercialización. Sin embargo, la barrera entre ambas vertientes es cada vez más difusa, y, por qué no, podríamos ver en el corto plazo empresas que son capaces de hacer negocio con sus contenidos aunque su "core business" no sea éste. Normalmente se ha hablado mucho más de la segunda –el negocio de los contenidos– que de la primera, aunque, sin duda, esta última afecta a muchas más empresas. Por eso merece la pena centrarse en ella.

Activos críticos. Los contenidos, ya sea en forma de e-mail, archivos de texto, páginas HTML, documentos de audio y/o vídeo, bases de datos o cualquier otro formato en cualquier parte de nuestra empresa, se han convertido hoy en un activo crítico para nuestro negocio. El hecho de poder gestionarlos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su presentación, se convierte así en una poderosa herramienta para la optimización de los procesos en el seno de nuestras corporaciones.
El crecimiento de la inversión en este tipo de herramientas es de los pocos que parece estar capeando el temporal. Prueba de ello es que, pese a la desaceleración sufrida en el último año, se esperan grandes cifras de crecimiento para los próximos. España, en concreto, se sitúa como el mercado europeo con mayor crecimiento en la inversión en herramientas de gestión de contenidos, con un CAGR para el período 2002-2006 de un 43%.
Para que esta tendencia se cumpla, las soluciones de gestión de contenidos se ven obligadas hoy a demostrar el tan traído y llevado ROI (retorno de la inversión), que cualquier potencial comprador de tecnología busca de manera casi obsesiva antes de tomar una decisión de inversión. ¿Cuáles son los aspectos en que la gestión eficiente de los contenidos puede lograr este retorno? Tres, desde nuestro punto de vista:
Customer intimacy: la mejora de la relación con el cliente puede ser uno de los resultados de esta gestión, pero tengamos en cuenta que, a efectos de medida del retorno, esta mejora no es suficiente, y ha de transformarse en un aumento de las ventas, que sí podemos convertir en números para demostrar nuestro perseguido ROI.
Mejora de la eficiencia: si nuestros empleados tardan menos en encontrar la información, el aumento de su productividad es inmediato y la transformación numérica, relativamente sencilla. La reducción del tiempo perdido en la búsqueda de información o en la reelaboración de información ya disponible se constituye, así, en palanca fundamental para demostrar el potencial de estas herramientas de gestión de contenidos.
Acceso de socios y proveedores: el compartir información con nuestros socios y proveedores permite reducir de forma muy significativa los costes de interacción con ellos, al hacer mucho más eficiente el flujo de información.

Por Jaime García Cantero
Director de Análisis de IDC