El proyecto Quijote gestiona los albaranes de Danone

Simplificar e impulsar las relaciones con sus clientes en todas sus facetas empresariales son los ejes del modelo empresarial de Danone, en el que se enmarca la ardua labor administrativa. El conocido como Proyecto Quijote surge con el fin de mejorar y automatizar el proceso de liquidación de albaranes, objetivo que la conocida compañía láctea ha cumplido con la herramienta Doc Path, desarrollada por el proveedor español FormsPath.

Tomar como referencia a Danone, una compañía que lleva casi 88 años acompañando la evolución nutricional de millones de personas desde su más temprana edad con sus derivados lácteos, resulta complicado por la magnitud de la organización, actualmente presente en todo el mundo.
Precisamente, esa dimensión empresarial ha sido la que ha motivado, entre otras innovaciones punteras realizadas por Danone, la puesta en marcha de un sistema de gestión documental completo en las cinco plantas de producción que la compañía tiene en España, dentro del cual se enmarca el denominado proyecto Quijote, “que surgió con la intención de mejorar la gestión de albaranes mediante una herramienta que nos permitiera cambiar su formato en función de nuestras necesidades o la de los clientes, así como para ayudarnos a controlar mejor el flujo de la documentación de entrega y la gestión de incidencias en los suministros”, explica Vicent Peracaula, director de servicio a clientes de Danone para el sur de Europa.

Al servicio del cliente
El inicio de este proyecto toma como base la propia filosofía de la empresa, tal y como asegura Peracaula: “Como líderes del mercado, en Danone siempre estamos pensando en cómo mejorar la relación con nuestros clientes de manera continua, y una de ellas está focalizada en agilizar nuestros procesos administrativos y conseguir simplificarlos para poder dar una respuesta más ágil y desarrollar un modelo de relación más eficiente con nuestros clientes”.
El problema más frecuente de esta amplia gestión administrativa era centralizar los albaranes de los 72 centros de distribución que tiene Danone y las ocho bases logísticas desde las que se distribuyen sus productos a más de 40.000 comercios españoles. “La complejidad y variedad de sistemas de distribución que tenemos en la compañía hace que la gestión de los albaranes sea ardua –puntualiza este directivo–, puesto que hay que supervisar las dudas que sobre algún pago o plazo puedan surgir, y es necesario que el albarán esté rápidamente accesible, por lo que buscamos un sistema efectivo que se integrara en nuestra plataforma de gestión documental que hemos desarrollado con Documentum”.
Así comienza a gestarse Quijote, un proyecto basado en un nuevo formato de albarán para “realizar el proceso de liquidación de albaranes suministrados de forma automática en cada una de nuestras ocho bases logísticas y los más de setenta distribuidores locales a través del escaneado de los mismos”, recuerda Peracaula.

Liquidación automática
La solución que mejor se adapta a sus requisitos la encuentran en FormsPath, una empresa española especializada en desarrollar, implementar y exportar su software de gestión documental Doc Path, “que se integró fácilmente como un componente más en todo el flujo de gestión documental de la compañía –especifica el director de servicio a clientes de Danone para el sur de Europa–, y nos aportaba un diseño con códigos de barras, imágenes y visualización de varios escritos de forma simultánea, así como generación de archivos en formato PDF, albaranes tanto propios de Danone como de terceros, y soporte para documentos en web”, especifica.
Para cubrir todos estos objetivos, Peracaula señala que “ha sido necesario revisar en profundidad las tareas y controles que realizamos durante todo el proceso de entrega y facturación, siendo una parte muy importante el diseño de un nuevo albarán, en formato DIN A4 en vertical, que sustituyera al actual papel químico impreso con agujas. Este cambio nos ha permitido utilizar impresoras de tecnología láser mucho más rápidas y con capacidad de impresión a dos caras, lo que nos asegura un importante ahorro en papel. También, y gracias a Doc Path, el albarán lleva impreso un código EAN para su posterior reconocimiento y envío a la base de datos y su posterior búsqueda”.
Actualmente, Danone sólo confirma la entrega de mercancía si se ha escaneado el albarán con la firma del cliente, ya que “así aseguramos que tenemos los ocho millones de albaranes anuales facturados en una única base de datos que, además, pueda consultarse tanto por Danone como por parte de nuestros clientes a través de un portal específico creado para ellos (www.customerdanone.com)”.