Convergencia | Artículos | 01 JUN 2010

Tres herramientas para mejorar la colaboración en la empresa

Para muchas organizaciones, colaboración es sinónimo de SharePoint. Es lógico, teniendo en cuenta las potentes funcionalidades de este producto de Microsoft. Pero hay casos en que nos gustaría echar mano de herramientas de colaboración que sencillamente SharePoint no ofrece o lo hace de una forma que no es la más indicada para cubrir las necesidades de nuestra organización. Aquí se analizan tres categorías de tales herramientas: transferencia de archivos, conferencias online e IM/microblogging interno.

Transferencia de archivos. Son muchas las empresas conscientes del valor como herramienta de colaboración que supone poder acceder fácilmente a una biblioteca de documentos debidamente securizados y susceptibles de seguir su rastro de un modo sencillo. Sin embargo, aunque nadie duda de la utilidad de una herramienta semejante, especialmente cuando hay que transferir grandes archivos, cada vez se utilizan más pendrives USB o servidores FTP inseguros para compartir datos entre empleados de distintas compañías. Los archivos más pequeños viajan a través del email, mientras que los más grandes utilizan para ello las rutas USB o FTP. Para evitar estos dudosos medios, es posible emplear las soluciones de firmas como Accellion, especializada en productos de grandes transferencias de archivos, ya sea en la nube o como solución interna. El objetivo de este tipo de soluciones es incrementar la colaboración mediante transferencias rápidas y seguras fácilmente rastreables.
Muchos usuarios se preguntarán por qué no usar la biblioteca de documentos que proporcionan soluciones de colaboración como SharePoint para cargar grandes archivos. Todos los documentos cargados en SharePoint se almacenan como blobs (objetos grandes binarios), lo que por sí mismo no es realmente un problema; de hecho, el rendimiento con blobs de SQL 2005 ha sido ampliamente probado con buenos resultados. Sin embargo, los grandes archivos (los que exceden de 1GB) pueden causar problemas debidos a desconexiones por tiempos excesivos, falta de memoria por spooling (trabajos en buffer) o incidencias en el rendimiento del servidor Web. Para resolverlos, se puede utilizar un sistema NAS o SAN y sólo almacenar enlaces en el lado SharePoint, pero ello exige una planificación cuidadosa, codificación y realizar pruebas de seguridad.

Conferencias online. Las reuniones, encuentros o conferencias online, cuando se denominan con las palabras en inglés con que son conocidos internacionalmente, ‘live meeting’, pueden no parecer una herramienta de colaboración apropiada, puesto que Microsoft llama así a su producto para realizar webinars y webcasts. Pero existen otras muchas clases de herramientas de conferencia online a las que confiar la comunicación y colaboración de las organizaciones, dependiendo de sus necesidades. Especialmente cuando se trabaja con personas situadas en ubicaciones remotas o sucursales y delegaciones, es aconsejable disponer de medios para realizar encuentros cara a cara o compartir aplicaciones con otros.
Es cierto que Microsoft Live Meeting proporciona funciones de grabación y voz IP, además de integrarse con Outlook, pero algunos encuentran su apariencia poco pofesional y atractiva. Hay alternativas que, como GoToMeeting de Citrix, tienen gran aceptación, pero que carecen de una característica clave, la videoconferencia, presente en la solución de Microsoft. Algunas organizaciones utilizan herramientas de código libre que como Skype cubren esta carencia, aunque no permiten compartir aplicaciones. Se trata, por tanto, de elegir justo lo que cada organización necesite para realizar sus reuniones online. Hay soluciones de todo tipo, desde las más simples a las de telepresencia, pero está claro que poder compartir escritorios y aplicaciones, y llevar a cabo sesiones de videoconferencia, potencia enormemente la comunicación y la colaboración en los negocios.

IM/microblogging interno. Es muy posible que en muchas empresas, pese a conocerse bien la mensajería instantánea (IM), el microblogging sea visto como una herramienta exclusiva de las redes y medios sociales que como Twitter permite a la gente compartir comentarios con amigos y “seguidores”. Sin embargo, el microblogging puede ser una herramienta de colaboración muy útil para el negocio. Se puede, por ejemplo, utilizar un producto de gama alta como Communicator de Microsoft, que ofrece características de nivel empresarial, como la funcionalidad de presencia, pero para las organizaciones más pequeñas cuenta con el inconveniente de que exige disponer –internamente o alojado– de servicios de comunicación en el backend.
Para despliegues más pequeños, es recomendable utilizar Yammer, una herramienta en auge con una apariencia similar a la de Twitter, si bien sólo facilita la comunicación con las personas que se encuentran en un mismo dominio de email. Permite introducir posts a través de la Web (sin el límite de 140 caracteres de Twitter) y se puede descargar la aplicación, basada en Adobe AI, para usarla desde el escritorio sin navegador o la versión específica para el móvil. Eso sí, cuando se perciba el riesgo de que el uso de la herramienta podría acabar perjudicando la productividad de los empleados al ser empleada para compartir comentarios ajenos al negocio, habrá que garantizar que su utilización estará restringida para cuestiones profesionales mediante una adecuada política.
Estos tres tipos de herramientas de colaboración son clave para conseguir el éxito en cualquier organización. Solo hay que decidir qué tecnología satisface mejor los requisitos del negocio y qué productos ofrecen las funcionalidades necesarias.


Accellion
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- Capacidad de transferencia automatizada y/o bajo demanda de archivos de manera segura
- Mejora el rendimiento del servicio de correo y reduce sus necesidades de almacenamiento
- Reemplaza el uso de FTP (no seguro) y reduce el soporte del departamento de TI
- Proporciona un mecanismo de rastreo y reporte de las transferencias para facilitar la conformidad normativa
- Disponible como appliance autónomo, máquina virtual o servicio en la nube
- Opera con clientes Outlook y Lotus Notes


GoToMeeting
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- Permite presentar y compartir información, realizar demostraciones de productos y colaborar a distancia en tiempo real
- Es posible organizar una reunión con un solo clic y programar reuniones futuras en segundos.
- No es necesario que los asistentes instalen previamente ningún software. Podrán sumarse a la reunión al instante con sólo hacer un clic en el vínculo que el organizador les envíe.
- Permite compartir instantáneamente cualquier archivo o aplicación de su escritorio, cambiar de presentador y compartir el control del teclado o el ratón con los asistentes.
- Soporta VoIP y facilita la grabación de las reuniones para usos o referencias futuros.


Yammer
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- Herramienta de microblogging corporativo que permite publicar perfiles por nombre, cargo y experiencia para compartir información y conocimiento
- Colaboración segura con grupos internos y externos
- Permite hacer búsquedas de mensajes, perfiles y etiquetas
- Versiones para escritorio y móviles (i-Phone, BlackBerry, Android y Windows Mobile)
- Integración con el email, IM (Google Talk y Jabber), Google Reader y Twitter
- Aplicaciones de terceros como OneLogin (gestión de identidades),

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