Impacto de las comunicaciones unificadas en el negocio. Transformando la cultura corporativa
Ya nadie duda de las ventajas en costes y productividad que aportan las Comunicaciones Unificadas, cuya creciente presencia en las empresas acaba impactando la propia manera de hacer negocio y la cultura corporativa.
Un estudio de CDW de principios de año revelaba que el 53% de las organizaciones están activamente implantando o planificando la instalación de soluciones de Comunicaciones Unificadas (UC), a pesar de la crisis económica. Datos que, en lo básico, coinciden con los resultados de otros informes y que confirman que la recesión no está impidiendo el avance de esta tendencia, más bien todo lo contrario, ya que las UC tienen en la reducción de costes y el incremento de la productividad –armas clave para moverse con éxito en el actual entorno económico– dos de sus principales atractivos. Casi nadie duda ya de la realidad de estas ventajas, pese a que no siempre sean fácilmente cuantificables en términos reales de retorno de la inversión.
Aunque las UC suponen un campo de exploración con muchos retos potenciales, desplegadas con éxito ayudan a transformar las empresas, generar atractivas eficiencias operativas y, en definitiva, cambiar el modo de hacer negocio. “Se podría decir que el fin de la implementación de estas tecnologías es adoptar una infraestructura única de comunicaciones, integrando aplicaciones de voz, datos y vídeo para, de esta forma, conseguir una única interfaz sencilla y conocida por todos los usuarios. El objetivo empresarial es la creación de un entorno unificado en donde el personal pueda trabajar desde cualquier lugar, mejorando la productividad y la eficiencia empresarial”, afirma Paz Martos, directora general de Avaya en España y Portugal. En su opinión, entre las ventajas de las UC se encuentra la posibilidad de mantener un solo flujo de acción, en lugar de múltiples intercambios de una aplicación a otra, y el acceso a la comunicación desde cualquier lugar, cualquier red y cualquier dispositivo.
Optimización de los procesos de la empresa
Para Susana Martínez Blázquez, del departamento de Marketing de Servicios de Comunicaciones de la Unidad de Grandes Empresas de Telefónica España, las UC dan respuesta a la cada vez mayor “virtualización” multidimensional de las empresas. “Las organizaciones son cada vez más virtuales, muchos empleados trabajan en entornos de alta movilidad y dispersión geográfica y lo hacen con múltiples canales de comunicación y dispositivos. Por eso, desde el punto de vista de las empresas, las UC pueden aumentar la productividad de los empleados al integrar las múltiples tecnologías de comunicaciones existentes. Proporcionarán así una mejora de la eficiencia en los procesos de negocio de la empresa, ya que mejoran la resolución de incidencias y ayudan a reducir los costes en comunicaciones, incrementando además su control y seguridad”.
No obstante, existen diferentes barreras para la adopción de las Comunicaciones Unificadas, tanto tecnológicas como culturales, que las empresas han de evaluar prudentemente. “Además de las barreras tecnológicas que suponen el alto coste y los requisitos de implementación de infraestructura con pocas probabilidades de compatibilidad con lo existente, hay que tener en cuenta como las UC afectan a los procesos y la forma de trabajar, lo que puede generar cierto rechazo. Finalmente, se encuentran los obstáculos culturales y la inmadurez de la propuesta de valor de estas herramientas, por falta de ejemplos de comunicación de beneficios claros en situaciones de uso típicas, con cálculos concretos de ahorros de costes”.
Aunque en un principio la telefonía IP ha sido la aplicación estrella de la convergencia, la necesidad de rentabilizar las inversiones en esta tecnología ha llevado a la adopción de herramientas y aplicaciones que, aprovechando la integración de la voz y los datos sobre una misma infraestructura, enriquecen las comunicaciones de las empresas. Para Antonio Conde, director de desarrollo de negocio deColaboración en Cisco España, el carácter cada vez más interconectado y global de la actividad empresarial ofrece hoy la posibilidad de colaborar superando los límites físicos de la empresa, por lo que cualquier organización puede ampliar sus negocios de forma rápida y sencilla. “Las UC aprovechan la enorme capacidad del vídeo, la voz y la interacción instantánea para facilitar la comunicación natural, de persona a persona y entre empresas, a través de cualquier dispositivo y en cualquier medio. De esta manera, las organizaciones de cualquier tamaño reducen los costes empresariales al contar con sistemas unificados, y aumentan la productividad global de sus empleados, que pueden estar siempre conectados y colaborar en tiempo real con clientes, partners o colegas”.
Cisco acaba de dar un nuevo paso en su incursión en UC con el lanzamiento de soluciones de software social para empresas “con las que los clientes pueden crear dinámicamente equipos y comunidades de forma altamente segura, incrementando aún más la productividad. Esta tecnología facilita la formación de equipos basados en experiencia y conocimiento, en lugar de hacerlo en función de sus ubicaciones, y reúne a los expertos mediante herramientas asincrónicas y voz y vídeo en tiempo real”, asegura Conde.
Juan Bautista Rodríguez, UC Manager de Alhambra-Eidos, destaca la flexibilidad que aportan estas tecnologías, además de reducir los costes empresariales y facilitar el teletrabajo. “En la mayoría de las empresas suelen convivir varios sistemas de comunicaciones independientes, algunas veces integrados entre sí y otras no. Esta suma de tecnologías generalmente provoca ineficacia, pérdidas de información y, como consecuencia, pérdidas de tiempo. No disponer de un sistema de comunicaciones unificadas genera problemas que afectan directamente a la productividad”. Las UC además, como consecuencia de su capacidad de integración, implica cambios en la manera de trabajar, “que son más difíciles de entender a medida que aumenta la experiencia del trabajador en las antiguas tecnologías, pero como todo cambio, mientras más tardemos en implantarlo, más dinero estaremos perdiendo. Hace 20 años, pocos utilizaban el correo electrónico, ahora no se concibe el trabajo sin él. Las UC serán dentro de algún tiempo una herramienta tan cotidiana como el correo, y ya nadie hablará de ellas”.
Aprovechando las ventajas de IP
Para Alicia Cerezo, responsable de la unidad de negocio de Comunicaciones Unificadas de Dimension Data, aunque los ahorros en costes han sido el primer inductor para la adopción de comunicaciones basadas en IP, hasta convertirse “en una expectativa de facto y un prerrequisito para la mayoría de los proyectos”, las UC también permiten obtener ganancias en productividad y otras ventajas añadidas. Ventajas que la propia Dimension Data ha experimentado internamente, gracias al despliegue en 2008 en sus oficinas de su solución de colaboración integra
