Automatización del proceso de facturación de proveedores
Junta de Comunidades de Castilla-la Mancha
Los servicios que Telefónica e Indra han implementado en la Junta han permitido transformar la gestión de las facturas en papel a formato digital, optimizando el proceso y adaptándolo a los proveedores, al tiempo que le permite cumplir con la legislación vigente.
La Junta de Comunidades de Castilla-la Mancha acometió a comienzos de 2008 un proyecto para implantar la factura electrónica y optimizar sus procesos internos y de relación. Hasta la puesta en marcha del proyecto, la Junta recibía las facturas por correo postal o en mano, tramitándolas de forma manual y sin que existiera un único punto de entrada para su registro. Esto provocaba que el proceso fuera lento y que a los proveedores les resultará difícil conocer el estado de sus facturas. Ante esta situación, la Junta se planteó la implantación de un sistema que permitiera automatizar todo el proceso, al tiempo que hacia que se convirtiera en la primera comunidad en adoptar este tipo de soluciones y cumplir con la Ley de Contratos del Sector Público (Ley 30/2007) que establece la futura obligatoriedad del intercambio de facturas electrónicas.
Para la puesta en marcha del proyecto, la Junta seleccionó la plataforma B2B Conecta de Telefónica, que ha sido implementada conjuntamente con Indra, y con el que ha conseguido optimizar la recepción de los documentos-factura remitidos por los proveedores y se han reducido los costes que conlleva la gestión manual tanto de los proveedores como de la Junta. Ademas, el servicio de B2B Conecta es compatible con el sistema de información económico financiero de la Junta, facilitando su operatividad, escalabilidad y eficacia. La plataforma consta de un portal web con conexiones seguras, para la emisión y recepción de facturas electrónicas con firma electrónica reconocida, mediante el uso del formato Facturae (XML-CCI v3), que ha sido desarrollado por el CCI, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Esto le permite cumplir con todo tipo de trámites electrónicos con la Administración General del Estado. Por otra parte, la plataforma está diseñada para que los proveedores, sea cual sea su formación tecnológica, puedan cumplimentar online las facturas con mayor facilidad que en el proceso manual y garantiza la autenticidad del origen de los documentos, la integridad de su contenido y la aceptación por parte de los proveedores.
Las facturas quedan archivadas y validadas desde el momento de la recepción y se entregan de inmediato a los departamentos responsables del pago. El registro digital de las facturas se integra en el sistema de información económico financiero de la JCCM para que cualquier departamento implicado consulte la tramitación, descargue documentos o busque datos de proveedores. Estos pueden seguir online y en tiempo real examinar el estado de las facturas, ahorrarse las llamadas telefónicas para obtener esta información y llevar un registro de las cuentas.
Damián Oliva, Interventor General de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, destaca que “además de las ventajas concretas que ofrece la facturación electrónica, hay que considerar la implantación de este sistema como una decisión estratégica en el desarrollo y evolución de la administración autonómica en materia de innovación tecnológica. La facturación electrónica es un proceso clave en el camino hacia la consecución del expediente electrónico que se inició en el ámbito económico financiero en 2002, con el proyecto TAREA, y que se verá culminado con la implantación de un sistema corporativo de contratación electrónica y gestor de subvenciones en el que la Administración Regional ya esta trabajando”.
Este proyecto ha recibido el Premio Fundetec 2009 al “Mejor Proyecto de Entidad Pública o Privada” destinado a pymes, micropymes y autónomos”.
Reto: Automatizar el proceso de facturación.
Solución: B2B Conecta de Telefónica.
La Junta de Comunidades de Castilla-la Mancha acometió a comienzos de 2008 un proyecto para implantar la factura electrónica y optimizar sus procesos internos y de relación. Hasta la puesta en marcha del proyecto, la Junta recibía las facturas por correo postal o en mano, tramitándolas de forma manual y sin que existiera un único punto de entrada para su registro. Esto provocaba que el proceso fuera lento y que a los proveedores les resultará difícil conocer el estado de sus facturas. Ante esta situación, la Junta se planteó la implantación de un sistema que permitiera automatizar todo el proceso, al tiempo que hacia que se convirtiera en la primera comunidad en adoptar este tipo de soluciones y cumplir con la Ley de Contratos del Sector Público (Ley 30/2007) que establece la futura obligatoriedad del intercambio de facturas electrónicas.
Para la puesta en marcha del proyecto, la Junta seleccionó la plataforma B2B Conecta de Telefónica, que ha sido implementada conjuntamente con Indra, y con el que ha conseguido optimizar la recepción de los documentos-factura remitidos por los proveedores y se han reducido los costes que conlleva la gestión manual tanto de los proveedores como de la Junta. Ademas, el servicio de B2B Conecta es compatible con el sistema de información económico financiero de la Junta, facilitando su operatividad, escalabilidad y eficacia. La plataforma consta de un portal web con conexiones seguras, para la emisión y recepción de facturas electrónicas con firma electrónica reconocida, mediante el uso del formato Facturae (XML-CCI v3), que ha sido desarrollado por el CCI, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Esto le permite cumplir con todo tipo de trámites electrónicos con la Administración General del Estado. Por otra parte, la plataforma está diseñada para que los proveedores, sea cual sea su formación tecnológica, puedan cumplimentar online las facturas con mayor facilidad que en el proceso manual y garantiza la autenticidad del origen de los documentos, la integridad de su contenido y la aceptación por parte de los proveedores.
Las facturas quedan archivadas y validadas desde el momento de la recepción y se entregan de inmediato a los departamentos responsables del pago. El registro digital de las facturas se integra en el sistema de información económico financiero de la JCCM para que cualquier departamento implicado consulte la tramitación, descargue documentos o busque datos de proveedores. Estos pueden seguir online y en tiempo real examinar el estado de las facturas, ahorrarse las llamadas telefónicas para obtener esta información y llevar un registro de las cuentas.
Damián Oliva, Interventor General de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, destaca que “además de las ventajas concretas que ofrece la facturación electrónica, hay que considerar la implantación de este sistema como una decisión estratégica en el desarrollo y evolución de la administración autonómica en materia de innovación tecnológica. La facturación electrónica es un proceso clave en el camino hacia la consecución del expediente electrónico que se inició en el ámbito económico financiero en 2002, con el proyecto TAREA, y que se verá culminado con la implantación de un sistema corporativo de contratación electrónica y gestor de subvenciones en el que la Administración Regional ya esta trabajando”.
Este proyecto ha recibido el Premio Fundetec 2009 al “Mejor Proyecto de Entidad Pública o Privada” destinado a pymes, micropymes y autónomos”.
Reto: Automatizar el proceso de facturación.
Solución: B2B Conecta de Telefónica.
