Networking | Artículos | 01 ABR 2007

Gestión global y descentralizada

Ayuntamiento de Palma de Mallorca
Juana Gandía.
El Plan de Modernización y Calidad (PMQ) iniciado en 2004 por el Ayuntamiento de Palma de Mallorca ha permitido poner en marcha un Sistema de Gestión Global que ha sido reconocido con la obtención del certificado de calidad ISO 9001:2000. El Plan ha supuesto también la creación de una base de datos corporativa descentralizada, la migración de aplicaciones y la renovación del parque tecnológico.

Hace tres años, el Ayuntamiento de Palma de Mallorca se involucró en un proyecto de renovación con el objetivo de convertir al municipio, a 10 años vista, en un referente de ciudad tecnológica. El Plan de Modernización y Calidad (PMQ) contempla la puesta en marcha de una serie de actuaciones que abarcan tanto la renovación tecnológica de las dependencias municipales como la implantación de un sistema de gestión ERP que unifica todas las actividades. Este sistema de gestión se basa en las soluciones de T-Systems, aunque está previsto que en un futuro cercano migre a SAP, tecnología con la que ya se han implantado algunas aplicaciones. Una de ellas es el proyecto de Planificación y Elaboración del Presupuesto Municipal 2007, que se basa en mySAP ERP (BCS y BPS) y aprovecha muchas de las utilidades Microsoft Office que se usaban desde los puestos de trabajo
El propósito de PMQ es garantizar la disponibilidad de los servicios que se prestan al ciudadano y asegurar su transparencia. Para Pedro Álvarez Chillida, teniente de alcalde de Hacienda, Economía, Innovación y Recursos Humanos, lo importante “es llegar a la excelencia de los procesos y procedimientos de la administración para acercarlos al ciudadano, que es el centro de todo el trabajo y de las actuaciones del gobierno de Palma. Queremos conseguir, mediante las nuevas tecnologías, una gestión más accesible, más participativa y transparente”.
La evolución del proyecto, que cuenta con un presupuesto de 55 millones de euros –de los que ya se ha consumido un 45%–, ha pasado de implantar soluciones parciales, que sólo afectaban a ciertas áreas y servicios, a poner en marcha un Sistema de Gestión Global, “que permite abandonar los reinos de taifas y los procesos departamentales por un modelo integrado y unificado”, comenta Álvarez. Así se consigue ampliar “la cantidad y calidad” de los servicios que se brindan a los ciudadanos, “además de reducir costes”.
En la implantación del Sistema de Gestión Global también ha participado T-Systems, que ha proporcionado la consultoría y las infraestructuras tecnológicas y de comunicación. La compañía también ha desarrollado una intranet corporativa que se ha convertido en la principal herramienta de trabajo de los empleados del consistorio. “Seleccionamos las soluciones de T-Systems por su rentabilidad a medio plazo, la credibilidad de sus soluciones y su experiencia en administración local y en gestión de grandes bases de datos en la empresa privada. Los planes de migración establecían hitos intermedios que aseguraban una visibilidad interna y externa del proyecto. Permitían, además, la gestión del cambio y hacían posible la participación clave de los funcionarios en la puesta en marcha”, asegura el teniente de alcalde de Hacienda, Economía, Innovación y Recursos Humanos de Palma de Mallorca. En el proyecto también ha colaborado Sponsor, firma que se ha encargado de la elaboración del plan director; HP, como empresa suministradora del hardware; y SAP, que junto a T-Systems, se ha encargado de proporcionar el software de gestión.

En busca de la excelencia
Las mejoras que desde entonces se han ido introduciendo en el Sistema de Gestión Global y sus repercusiones en los ciudadanos han contribuido a la obtención del Certificado de Calidad ISO 9001:2000 que concede la TÜV Rheinland. Un reconocimiento que Pedro Álvarez considera como un paso más de una larga trayectoria que empezó hace ya tiempo pero “de la que aún queda mucho camino por recorrer. Estamos trabajando en busca de la calidad, la excelencia y la eficiencia. Este ha sido, es y seguirá siendo un complejo trabajo que se está realizando internamente y que es anónimo, porque ha sido esfuerzo de muchos. En su momento, asumimos un riesgo y a día de hoy ya no tiene marcha atrás, pero nos hemos visto recompensados, aunque hay que tener en cuenta que también es un reto, porque este certificado hay que mantenerlo día a día”.
Para la alcaldesa, Catalina Cirer, “lo importante no es sólo haber conseguido la Certificación, sino también lo que ello significa, que es trabajar con un Sistema de Gestión Global que nos permite canalizar la voz de la ciudadanía y de los empleados públicos para mejorar nuestros servicios, a través de una gestión eficaz y eficiente de los recursos públicos. Hasta la fecha, ningún ayuntamiento del tamaño del nuestro ha conseguido este Certificado de Calidad en toda Europa”.
Entre los logros conseguidos gracias al Plan de Modernización y Calidad, Pedro Álvarez destaca como los más importantes la implantación de una base de datos corporativa y descentralizada, la migración de aplicaciones y depuración de datos en áreas como población, tributos, compras y presupuestos, y la renovación del parque tecnológico. Además se han trasladado los servidores al Centro de Proceso de Datos de T-Systems en Martorell (Barcelona) “para prevenir cualquier desastre y proteger la información contra las amenazas externas”.

Retos por alcanzar
El elemento clave en el que el consistorio basa su acercamiento al ciudadano es su portal Web, que ofrece un servicio permanente 24 horas al día y disponible en cuatro idiomas (catalán, castellano, inglés y alemán), dado el carácter turístico de la zona. Los servicios de información del consistorio son accesibles desde la Web, telefónicamente o a través del servicio de alertas por SMS (Conecta!).
Desde esta Web es posible pagar los impuestos y multas, así como realizar búsquedas e impresión de formularios. El servicio se ampliará próximamente con la Carpeta del Ciudadano, que aportará información personal de cada palmense y desde donde será posible realizar trámites y pagos administrativos. También está previsto incluir una guía en tres dimensiones de la ciudad. “Actualmente estamos trabajando en este proyecto. La información ya está preparada y la cartografía digitalizada en 2D, pero ahora queda pasarla a 3D”.
Estos no son los únicos proyectos que se podrán ver a corto plazo. Álvarez destaca la puesta en pleno funcionamiento, antes de que acabe el año, las comisarías móviles y el portal profesional, que “agilizará la relación de los empresarios con la corporación municipal y permitirá emitir facturas por vía telemática”.
El proyecto de las comisarías móviles se fundamenta en una flota de furgonetas que recorrerá diariamente la ciudad, operando como “pequeñas administraciones locales”. Los policías se comunicarán en tiempo real con las jefaturas y podrán procesar cualquier tipo de consulta sobre vehículos, órdenes de alejamiento o permisos de residencia. Desde aquí será posible realizar denuncias en el acto. Además, las unidades móviles de gestión permitirán

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