¿Son todo ventajas en las reuniones virtuales?
Está claro que las reuniones online o por conferencia evitan desplazamientos, gastos y facilitan la comunicación entre trabajadores que trabajan en distintas sedes. Pero no todo lo que aportan son beneficios para los empleados, a juzgar por los resultados de un estudio de Plantronics, que revela ciertos elementos de frustración.
Plantronics ha presentado una guía de optimización de reuniones tras llevar a cabo un estudio entre en 1.027 empleados en empresa con una plantilla superior a 1.000 trabajadores sobre las reuniones virtuales.
Las reuniones a distancia aportan unas ventajas incuestionables pero también, según el estudio, pueden resultar frustrantes. En general, los encuestados señalan que hay una sobrecarga de reuniones, ya que más de la mitad dedican entre 5 y 10 horas a la semana a reuniones, y un 46% opinan que pasan demasiado tiempo reuniones.
El documento de Plantronics señala que el 42,5% de las reuniones implican la participación virtual de alguno de los interlocutores, y entre las frustraciones más comunes para éstos destacan los problemas técnicos, como el fallo en la marcación, los problemas de red o un tiempo de conexión/marcación demasiado largo.
Por otro lado, en las reuniones virtuales o vía conferencia se detectan problemas relacionados con la atención. Esto es porque son muchos (un 67%) los que llevan a cabo otras tareas, como escribir correos electrónicos o trabajar en otros proyectos.
Los participantes en el estudio también consideran molesto el ruido de fondo, lo que lleva a un 52% de ellos a trasladarse a otra sala para concentrarse. Además, el 56% de los encuestados escucha conversaciones ajenas mientras realiza una llamada de conferencia.
Con el objetivo de evitar estas frustraciones y aprovechar el potencial de este tipo de encuentros empresariales, Plantronics ha presentado una Guía de optimización de reuniones electrónica dirigida a responsables de equipos, directores y trabajadores en busca de herramientas y técnicas que faciliten una mejor realización de las reuniones, así como al personal del departamento de TI, encargado de la tecnología utilizada en dichas reuniones, tanto híbridas como virtuales.
