To cloud or not to cloud. La ecuación de riesgo de la nube

Probablemente, la mayoría de todos nosotros nos habremos posicionado ya en el “gran debate de la nube” (¿nube sí, nube no?). Quizá sea usted de los que piensan que aquellas empresas que están migrando hacia la nube son como una manada de Lemmings saltando por un precipicio; o puede que se posicione con los que opinan que, si todas estas organizaciones están dando el paso, será porque la nube es el futuro, y por tanto es la estrategia adecuada.

Sin tener en cuenta el bando que haya elegido, y a pesar del gran ruido que el concepto está propiciando, puede que todavía no sepamos a ciencia cierta si la nube es o no es el futuro, y por tanto una buena oportunidad para su negocio. Pero, por supuesto, opiniones habrá tantas como personas que las emitan, escoradas, mayoritariamente, hacia una de estas dos opciones: los unos, esgrimiendo los riesgos de seguridad como elemento disuasorio; los otros, mencionando la disponibilidad de información y el acceso a la misma desde cualquier dispositivo como una ventaja incontestable.

Pensemos sobre ello desde una perspectiva diferente. En vez de preguntarnos si deberíamos adoptar la tecnología cloud, reflexionemos sobre el contenido que genera y almacena nuestra organización. Porque a eso se reduce todo: es una cuestión de gestión de contenidos empresariales. ¿Mi empresa sería mejor si nuestros contenidos se liberaran de las restricciones de ubicación, tiempo y/o dispositivo de acceso? ¿Quién podría beneficiarse del acceso a esa información? ¿Qué pasa si no quisiésemos tener todo el contenido en la nube? Las respuestas a estas preguntas nos ayudaran a determinar la estrategia correcta.

To cloud?
Los que están a favor de la nube dirán que, sin duda, la empresa será mejor si migramos a la nube: los empleados tendrán la capacidad de trabajar desde cualquier lugar, utilizando cualquier dispositivo, así como colaborar libremente y compartir fácilmente documentos; en definitiva haciéndoles a ellos y a la compañía, más productivos, flexibles y competitivos.

Or not to cloud?
Suena genial. Pero ¿deberíamos creer todo esto? Digamos que no siempre. Por ejemplo, si se trabaja en un ambiente altamente regulado (por ejemplo, administración pública, finanzas, servicios legales, sanidad…), entonces los riesgos pueden superar las ventajas. De hecho, muchas organizaciones están obligadas legalmente a almacenar los datos que manejan en un lugar seguro bajo unas condiciones muy específicas, y eso es más complejo o incluso imposible de conseguir con el almacenamiento y gestión de datos en la nube. Información altamente confidencial, como la que figura en diversos documentos legales, es más sencillo custodiarla "detrás del firewall", y lo mismo pasa con aquellos documentos que están sujetos a políticas complejas de archivo para garantizar su integridad.

En cualquier caso, y a pesar del hecho cierto de que la seguridad es un factor clave a la hora de considerar una migración a la nube, la verdad es que los elementos a favor no se pueden desdeñar: el intercambio y la disponibilidad de la información.

La nube adquiere todo su sentido cuando se trata de compartir documentos entre compañías, ya sea con partners, clientes o proveedores. Mejorando con mucho a nuestro apreciado email, los nuevos sistemas ECM (Enterprise Content Management) híbridos pueden ser configurados para crear entornos colaborativos (y mucho más productivos) al tiempo que se evitan problemas de versiones y de propiedad. También será útil si la empresa cuenta con empleados con alta movilidad o prácticas laborales flexibles, donde las personas necesitan ser igual de productivas tanto dentro de la oficina como fuera. Desde hace ya algunos años los profesionales trabajan en diferentes zonas horarias para hacer frente a la naturaleza global de los negocios y usando cada vez de manera más frecuente dispositivos móviles para realizar su trabajo en vez de PCs o portátiles.

Por tanto, vemos que suele haber algunos puntos a tener en cuenta para considerar la nube: (1) que la información que se sube a la nube ya sea pública, como los contenidos a publicar en su web, (2) que necesitemos colaborar con otras empresas u organizaciones, y (3) que necesitemos acceder a documentos a través de dispositivos móviles

¿En el punto medio está la virtud?
No parece, desde luego, que este dilema pueda simplificarse como todo o nada. Siempre habrá documentos que deben estar bajo nuestro control, dentro de la empresa, y otros que pueden ser compartidos. Pero el principio que nos debe guiar será siempre el mismo: ¿el beneficio de hacer que un documento esté disponible en la nube es mayor que el posible riesgo de exponerlo? ¿es este riesgo asumible?

Teniendo en cuenta lo comentado, y también sus necesidades particulares, la mayoría de las empresas están arrancando su aventura cloud con una mezcla de gestión de los contenidos dentro del firewall y en la nube, con un ratio aproximado de 80/20. Sin embargo, eso probablemente cambie con el tiempo, a medida que los procesos se consoliden y que la integridad de la información se pueda garantizar.

¿Estará en el punto medio la virtud? ¿Debería mi empresa migrar a la nube, o, por el contrario, no es una decisión sensata? Sea como fuere, y con toda la cautela que requiere una decisión de este tipo, nadie parece dudar que la nube ha llegado para quedarse. Sólo por la flexibilidad y el ahorro de costes, merece la pena considerarlo.

John Newton, cofundador y presidente de Alfresco