Convergencia | Artículos | 01 OCT 2009

Telepresencia en Cisco: reuniones sin jetlag

Cisco utiliza las soluciones de Telepresencia en sus propias oficinas desde hace ya tres años. Los resultados obtenidos han superado las expectativas de ahorro y mejora de la productividad, que tenía la compañía.

La Telepresencia de Cisco permite realizar reuniones con otras personas que se encuentran en diferentes ubicaciones, incluso a miles de kilómetros de distancia, sin tener que realizar desplazamientos, pero con la misma sensación que se experimentaría si la reunión se estuviera manteniendo cara a cara.
Cisco comenzó la implantación de su solución de Telepresencia en sus propias oficinas hace ya tres años. En 2008 ya había instalado 269 unidades en las oficinas de 123 ciudades repartidas por todo el mundo y un año después, la compañía ya ha desplegado 624 salas de Telepresencia, más del doble que el año anterior.
El despliegue que el departamento de tecnología de Cisco ha realizado de la Telepresencia ha permitido celebrar más reuniones entre los clientes de Cisco y los directivos y expertos técnicos de la compañía, reduciendo así los viajes de los empleados, acelerando los ciclos de ventas y aumentando la eficacia de las comunicaciones internas. Por otra parte, al reducir el número de viajes, Cisco está contribuyendo a la reducción de emisiones de dióxido de carbono, lo cual forma parte de su responsabilidad social corporativa hacia el medio ambiente. El cálculo de las reducciones de emisiones de CO2 se basó en una media de 2.000 millas por cada desplazamiento en avión de cada empleado.
En la actualidad, el uso de la Telepresencia ha supuesto un ahorro de 304 millones de dólares en viajes corporativos. El cálculo del ahorro depende de varios factores: coste promedio de un viaje, número de reuniones para las que no hay que viajar y número de participantes que evitan desplazarse para asistir a una reunión. En la actualidad, los datos de Cisco reflejan una alta utilización de las salas de Telepresencia con resultados muy positivos.
La Telepresencia de Cisco ha demostrado ser valiosa para una gran variedad de tipos de reuniones, incluidas las discusiones internas de equipos, demostraciones de productos y conversaciones entre clientes, directivos y técnicos de Cisco. “Las reuniones virtuales cuestan menos que las que se realizan en persona, y con la Telepresencia de Cisco pueden ser igual de eficaces, porque proporcionan una experiencia en tamaño real. Los empleados de Cisco emplean la Telepresencia como una herramienta más de trabajo, para mantener reuniones con sus compañeros situados en otros países del mundo”, comenta Ángel Porras, director de canal y desarrollo de negocio de Cisco España.

Beneficios para los empleados
Otra de las mejoras que aporta la implantación de una solución de Telepresencia es la mejora en la productividad del empleado, mejoras que pueden evaluarse siguiendo criterios monetarios y cuantitativos de otro tipo, así como el análisis cualitativo de los propios empleados. Los cálculos de Cisco se centran en el valor monetario de las mejoras de la productividad y aplica cálculos basados en el salario medio por hora de todos los empleados, incluyendo los costes de los beneficios laborales y otras compensaciones.
Al evitar los viajes, los empleados están más tiempo disponibles para otras reuniones con los clientes o para asignaciones de su puesto. “Ahora los empleados se reúnen con más asiduidad, pero han ganado en productividad porque no pierden tiempo en desplazamientos”, afirma Ángel Porras. Al mismo tiempo, este tipo de soluciones permite un mayor contacto entre las personas que intervienen en la reunión que si dicho encuentro se realizará mediante una multiconferencia, ya que “pueden afrontar los temas y los problemas con más facilidad que a través de una llamada telefónica, gracias a la experiencia de ‘vida real’ que proporciona la Telepresencia”.
Las salas de Telepresencia de Cisco están a disposición de cualquier empleado de la compañía. Especialmente llamativo es el uso realizado por el departamento de recursos humanos que emplea dicha solución para realizar las entrevistas de trabajo, evitando que los candidatos tengan que desplazarse desde otros lugares para verse con el director de personal. Internamente, el Departamento de RRHH de Cisco usa la Telepresencia para sesiones de evaluación y formación que se integran en la parte del programa de desarrollo de liderazgo de la compañía para directores y ejecutivos de alto nivel. “Nuestras evaluaciones ejecutivas son algo muy delicado, por lo que tenemos que reunirnos personalmente con los ejecutivos para desarrollar el nivel de confianza que se necesita en una charla constructiva”, explica Ángel Porras. “En una sesión de Telepresencia podemos observar las señales del lenguaje corporal, especialmente importantes para evitar malos entendidos en las relaciones interculturales. Además, una sesión de Telepresencia evita el cansancio y el estrés causado por el viaje”.
La Telepresencia también ayuda a los numerosos directivos de Cisco que trabajan con equipos dispersos por el mundo. “Podemos efectuar revisiones de rendimiento y otras reuniones que jamás se podrían hacer mediante una conferencia o, incluso, una videoconferencia. A través de la Telepresencia puedes ver las reacciones de las personas”.

Interacción con los clientes
Las previsiones de Cisco apuntan a que en el futuro el uso de estas soluciones se incrementará internamente ya que permiten “una colaboración más eficaz con los compañeros, partners y clientes de todo el mundo. Ayuda a acortar los ciclos de ventas y da lugar a decisiones más rápidas”. La posibilidad de invitar a más clientes a participar en reuniones virtuales con ejecutivos y técnicos de Cisco mejora la información y la relación entre todos. “Es mucho más fácil para nuestros clientes reunirse con nuestros directivos o técnicos cuando el tiempo y la distancia dejan de ser un obstáculo”, afirma el director de Canal y Desarrollo de Negocio de la filial española.
Los empleados de toda la organización de ventas de Cisco han apreciado una ventaja importante en el uso de la Telepresencia a la hora de comunicarse con sus clientes. “Es un factor diferenciador en las ventas, porque podemos contar con directivos de alto nivel y especialistas desde fases más tempranas en el proceso de decisión de los clientes. Antes teníamos que esperar a que un directivo o un experto estuviera por nuestra zona para planificar una reunión con el cliente, y eso podía suponer esperas de semanas o incluso meses”.
Al efectuar más presentaciones ante más clientes, Cisco estima, de una forma conservadora, que el índice de cierres de ventas aumentará en un 9,7% y que el tiempo de las ventas se reducirá en el mismo porcentaje. Estos factores ayudarán a la compañía a agilizar sus ingresos.

Retorno de la inversión
La implantación de una solución de Telepresencia a nivel global supone la implantación de un equipo en cada oficina, un ancho de banda adicional para la estructura central de la WAN y la implantación de los circuitos de acceso en las oficinas locales. Antes de iniciar el despliegue de la solución de Telepresencia en sus oficinas, Cisco tuvo que valorar sus ventajas y evaluar todos los datos derivados de su utilización. Estos

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