Convergencia | Artículos | 01 SEP 2008

Mucho más que comunicación. Herramientas de colaboración

Audio y videoconferencia, telepresencia, mensajería instantánea (IM), calendario de grupo, sistemas de gestión de e-learning, RSS, compartición de pantallas, pizarras electrónicas, wikis, blogs... En un sentido tradicional, por colaboración se entiende el trabajo conjunto entre varias personas para alcanzar un objetivo o completar una tarea o proyecto. En el mundo de las TI, como colaboración habría que considerar no sólo la compartición de ideas en un entorno de empresa, sino también –y fundamentalmente– el desarrollo conjunto de procesos de negocio tanto internamente como con los socios comerciales. Y ya sean suministrados como hardware y software, como sólo software o como servicio gestionado, las herramientas de colaboración –parte de las nuevas comunicaciones unificadas que ahora brinda la convergencia de voz, vídeo y datos– son los medios utilizados para hacer posible trabajar de esa forma cooperativa.

Todavía muchas empresas limitan el uso de las herramientas de colaboración al teléfono, el correo electrónico y el intercambio de archivos, pero hoy ya se puede disfrutar de un amplio abanico de soluciones más sofisticadas y mucho más eficientes. La conferencia web permite mostrar presentaciones a muchas personas a la vez sin necesidad de desplazamientos; los wikis capturan información de múltiples fuentes y la ponen al servicio de los usuarios; y la telepresencia ofrece la posibilidad de reunirse con personas que se encuentran a cientos o miles de kilómetros con la sensación de compartir todos la misma sala. Son muchas los sistemas de colaboración cuya utilidad para la empresa –ya sea como mejora de la productividad o la compartición de la información de una forma más ágil y segura– está ya suficientemente probada.

Un estudio realizado a mediados de 2007 por CIO Magazine entre sus suscriptores de Estados Unidos y publicado por WebEx concluye que las aplicaciones de colaboración online tienden a acelerar los procesos de negocio y permiten formar a los empleados con mayor rapidez y menor coste. Un elevado número de entrevistados aseguró que sus empresas ya las utilizan para interactuar con agentes externos clave para el negocio, como clientes (72%), proveedores (41%) y profesionales del sector (37%). Más concretamente, el 56% de los encuestados coincide en considerar que la tecnología de colaboración online puede acelerar los procesos, al facilitar una mejor comunicación en tiempo real entre todos los miembros del ecosistema de negocio. Al mismo tiempo, un 48% defiende que estas aplicaciones ofrecen una ventaja competitiva valiosa en cuanto herramienta de formación al recortar el tiempo y coste asociados a esta tarea.
Estos datos de CIO Magazine coinciden con los de otros muchos estudios en resaltar la penetración creciente y la importancia estratégica de la colaboración en las empresas. El pasado diciembre, Forrester Research publicaba un informe en el que se aseguraba que alrededor de la mitad de los responsables de decisiones de compra TI de empresas norteamericanas y europeas con 1.000 o más empleados prevén implementar estrategias formales sobre tecnologías de colaboración durante el presente año. En concreto, el 15% de los encuestados identificó la implementación de una estrategia de colaboración como una “prioridad crítica” en estos momentos, mientras que un 34% la valora como una “prioridad” sin más.
También Gartner ve la colaboración como una función cada vez más estratégica para muchas empresas, a medida que cobran conciencia de que no se trata de una simple tecnología, proceso o servicio, sino de un valor que puede ser asociado a diversos procesos e interacciones. La colaboración y el uso de las tecnologías que la hacen posible fortalecen los procesos de negocio e incrementa el valor de la interacción personal. En cifras, la consultora estima que los ingresos mundiales por software de conferencia web y colaboración de equipos crecerán aproximadamente un 22% anual hasta 2010, cuando generarán un volumen de 2.800 millones de dólares, 1.200 millones más que 2007.

Una visión estratégica
Pero aún queda mucho camino por recorrer. Las conclusiones de los estudios citados podrían considerarse demasiado optimistas si se contrastan con las del informe promovido por Avanade y realizado por Coleman Parkes Research aproximadamente por las mismas fechas, si bien el valor que la compañía da al concepto de herramientas de colaboración incluye un cierto grado de sofisticación que otros análisis obvian. Según Avanade, las empresas siguen confundiendo colaboración con comunicación: el correo electrónico, las páginas web y las call conference son los mecanismos fundamentales para compartir información entre compañeros de trabajo, clientes y socios en las 403 empresas europeas estudiadas.
En nuestro país concretamente, sólo el 23% de las compañías entrevistadas aseguraba disponer de una estrategia de colaboración digital elaborada e implementada en su totalidad. La gran mayoría se movía todavía con sistemas de comunicación como el correo electrónico, intranet y extranet, sin desarrollar todavía en ese momento una estrategia de colaboración utilizando estas herramientas para todo el conjunto de la empresa.

De la web conferencing a la telepresencia
Dentro del mercado de las tecnologías de colaboración, la hoy más popular es la web conferencing, que permite realizar sesiones entre varios usuarios en tiempo real vía navegadores web y telefonía convencional o IP. El buen comportamiento experimentado por este tipo de herramientas durante los últimos años quedó de manifiesto en 2003, cuando Microsoft retiro del mercado NetMeeting, uno de los productos veteranos de este segmento, en favor de Office Live Meeting, mucho más sofisticado. Se trata de un espacio comercial en el que sobresale WebEx –adquirida por Cisco en marzo de 2007– junto a las firmas más destacadas del mercado de las comunicaciones unificadas, además de otras que, como Citrix, con su servicio GoToMeeting, están haciéndose un hueco en este negocio. Mención aparte merece Microsoft y su ya comentado Office Live Meeting. Hay además otros pequeños jugadores, como Glance, la alemana Netviewer e iLinc, que se dirige especialmente al segmento d

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