Hacia la gestión de proyectos como servicio (PMO as a Service)
No es ninguna novedad que las áreas de TI están sufriendo una continua presión por reducir sus costes sin penalizar los niveles de servicio, apretándose cada vez más el cinturón para ser más competitivos y ofrecer un mejor servicio con menores recursos. Según un reciente estudio de ISACA, ésta se encuentra entre las principales preocupaciones de los CIO en los últimos 3 años, junto con el alineamiento con el negocio y la agilidad para responder a sus demandas.
Por otro lado, ISACA y el Cloud Security Alliance han publicado un estudio en el que destacan el crecimiento en el nivel de madurez de los modelos cloud, lo que presentan como una tendencia irreversible, cada vez más consolidada. En el estudio se afirma que, a pesar de que el presupuesto de las áreas de TI se ha mantenido constante, la nube gana protagonismo y el presupuesto en XaaS (SaaS / IaaS / PaaS /…) se incrementará más de un 20% en los próximos años. Además, el 51 % de las grandes empresas ya lo consideran parte fundamental del mix de sourcing.
La adopción de modelos cloud está contribuyendo al objetivo de la contención de costes de las organizaciones de TI, permitiendo no sólo la externalización de las actividades no core de las empresas, sino también posibilitando la variabilización de sus costes, pagando exclusivamente por el uso real de los servicios. Sin embargo, para conseguir mayores ahorros, las organizaciones de TI necesitan transformar sus procesos y extender los principios del cloud a otras dimensiones de TI.
La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, Project Management Office), así como otros órganos de gestión instalados en las estructuras de todas las organizaciones TIC, no puede ser ajena a esta realidad. En este sentido, su principal reto consiste en convertirse en un elemento variable y escalable en función de las necesidades, una estructura flexible y ligera, de rendimiento fácilmente medible, interiorizando los principios de los modelos cloud y constituyendo servicios end-to-end. La meta se encuentra en la externalización total de la PMO a través de soluciones globales de “procesos + herramienta + servicio”.
Esta afirmación, alineada con la filosofía Lean, supone cambiar el modelo tradicional de PMO “de sastre”, diseñada ad-hoc para las organizaciones, por la PMO “pret-a-porter”, más estandarizada, lo cual ahorra tiempos y costes de implementación y de operación. Pero este reto implica notables cambios culturales y romper con arraigados paradigmas del pasado, así que, ¿cómo abordar la transformación de la PMO?
Apalancándose sobre un modelo estándar de gestión de proyectos, basado en las mejores prácticas reconocidas de gestión de proyectos, que contribuyan a mejorar la eficacia de la gestión. Resultará crítico para su éxito que el modelo esté basado en principios como la flexibilidad, el pragmatismo y un carácter ligero y mínimamente burocrático, huyendo de la tradicional personalización de los procesos, estando centrado exclusivamente en los procesos clave de la gestión de proyectos (Alcance, Presupuesto, Planificación y Riesgos) y en la medición de su rendimiento a través de métricas e indicadores.
1. Paquetizando dicho modelo sobre una herramienta de Project & Portfolio Management (PPM) que automatice los procesos, incrementando así la eficiencia. La adopción de herramientas en la nube permite incorporar rápidamente un modelo automatizado, asumiendo menores costes de implantación y variabilizando el coste de la operación, sin coste de oportunidad (sin inversión en software y hardware), y evitando arduos procesos de selección.
2. Convirtiendo en servicio la operación de la PMO y la administración de la herramienta. Una vez se dispone de unos procesos estándar automatizados sobre la herramienta PPM, la adopción de SLA se convierte en el elemento clave para gestionar el servicio que proporciona la PMO. De esta forma, se pueden añadir fácilmente estructuras de gestión en el caso que se den proyectos con problemas o ante aumentos coyunturales de la carga de proyectos, y viceversa. Asimismo, el reporting, las adaptaciones requeridas en la herramienta y cualquier otro elemento de la gestión de la PMO, se convierten en un componente variable, trasladando a la PMO los principios del modelo cloud.
En definitiva, los CIO se enfrentan no sólo a la variabilización del coste del software y hardware propia de los modelos cloud actuales, sino que tienen ante sí el reto de pagar por el uso real de los servicios de gestión, y de combinarlos con los modelos XaaS, constituyendo servicios end-to-end, y logrando la externalización total de la PMO a través de soluciones globales de “procesos + herramienta + servicio”.
