El Ayuntamiento de Palencia se sube a Google Apps

Tras el proyecto de migración, en el que ha colaborado Neoris www.neoris.com, los empleados del Ayuntamiento de Palencia utilizan todas las herramientas integradas en la solución de Google Apps, como Gmail, Hangouts para mensajería instantánea y videoconferencias, Google Calendar, Google Drive como sistema de almacenamiento en la nube, Google Docs para trabajar con documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y Sites para compartir websites .

El proyecto ha incluido también la formación a los técnicos del servicio de informática y a los empleados, así como a los concejales y al alcalde de Palencia en el uso de Google Apps, así como en el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Hasta ahora, el Ayuntamiento de Palencia tenía implantada una solución de correo electrónico con unas funcionalidades limitadas, problemas de disponibilidad y accesibilidad móvil, así como deficiencias en materia de seguridad. Por este motivo, el consistorio abordó un estudio previo para analizar posibles alternativas en búsqueda de una solución global que combinara una inversión pequeña con unos costes de mantenimiento muy ajustados, funcionalidad y seguridad.

Junto con Neoris, y tras una toma de requisitos detallada y un análisis de las necesidades y funcionalidades, se apostó por la implantación de Google Apps, debido a su robusta solución de mail, con 30 GB de espacio por cada buzón, y sus muchos servicios como Google Drive, Google Sites o Hangouts, así como por su ajustada inversión en la implantación y en los costes futuros, y por la solución en materia de LOPD del producto.

El proyecto ha consistido en la implantación de unas 320 cuentas de usuario realizándose la migración de todos los buzones en un mes. En términos absolutos, se estima que en el trascurso de este año se obtendrá un ahorro del 10% del coste anual, siendo mayor a medida que se vayan poniendo en marcha todas las opciones disponibles de la solución.

Según el Alcalde de Palencia, Alfonso Polanco Rebolleda, “Google Apps resuelve todos los problemas que habíamos detectado en nuestra anterior solución, fundamentalmente en materia de seguridad, además de reducir de forma clara el coste asociado a tareas de mantenimiento y copias de seguridad del sistema por parte del personal del servicio de informática. A medio plazo, esta solución muestra de forma clara un ahorro respecto a otras alternativas, al no ser preciso ningún tipo de ampliación o renovación de infraestructura.”

Para Alfonso Polanco Rebolleda, “tras el cambio del sistema gestor de correo, la experiencia de los usuarios ha sido muy positiva, habiendo desaparecido por completo los problemas de lentitud y seguridad asociados al sistema anterior. Igualmente, el tiempo asociado a atención a usuarios de correo se ha reducido de forma espectacular. De la misma forma, en lo relativo a contactos y a Google Calendar la mejora ha sido palpable, especialmente en el caso de Calendar, que ha resultado especialmente efectivo”.