| Artículos | 01 MAY 2003

Reduciendo los costes de operación

Estudio de Giga Group
Consolidación, estandarización y automatización de infraestructuras y procesos representan, según Giga Group, tres medidas que propician ahorros significativos en la operación de los entornos TI, y, de manera muy especial, en los gastos asociados a la plantilla técnica.

Automatización de procesos, estandarización y consolidación de sistemas e infraestructuras son, según un informe de Giga Group presentado en España por Telenium (www.telenium.es), las estrategias más indicadas para reducir costes en los entornos TI, al contribuir a mejorar la eficiencia de las operaciones. No obstante, los resultados de estas medidas sólo se harán perceptibles a medio plazo, y especialmente en los gastos de personal y de servicios externos, precisamente el principal componente del presupuesto de TI, seguido de los costes de software, hardware e instalaciones.
De cualquier modo, puede presentarse un inconveniente a la hora de emprender este tipo de iniciativas. Cualquier proyecto significativo de consolidación o estandarización requiere la inversión previa de un mayor o menor capital, y en una situación como la actual, en la que los presupuestos son limitados, los beneficios a medio o largo plazo, como se ha dicho que son los propios de estas estrategias, pueden ser algo descartado de antemano por muchas organizaciones si requieren un gasto adicional inmediato. Estas presiones económicas, sin embargo, no deben, en opinión de Giga Group disuadir a los responsables TI de realizar al menos aquellas inversiones que no supongan un coste elevado y tiendan a abrir caminos a programas de estandarización y automatización.

Tres ámbitos de actuación
Como posibles áreas a automatizar, la firma consultora considera todos los aspectos de operaciones TI, incluida la gestión de eventos, planificación de trabajos o gestión de recursos basados en políticas, entre otros. Según Giga Group, la ventaja de la automatización reside en su capacidad para reemplazar muchas de las tareas tradicionalmente realizadas por seres humanos. Las corporaciones con importantes despliegues TI con capacidades de automatización ya maduras son capaces de soportar enormes cargas de aplicaciones con recursos de personal técnico bastante modestos, lo que genera unas tasas de rendimiento por empleado muy elevadas. Además de reducir el coste, la automación aporta asimismo niveles de servicio mejorados, dado que reduce las potenciales ocasiones de error humano; los técnicos sólo intervienen cuando se ha de dar una respuesta a situaciones excepcionales.
En cuanto a la estandarización en contextos operacionales, supone el establecimiento de un pequeño conjunto de plataformas estándares, productos de gestión de los sistemas centrales y procedimientos operacionales comunes. Su principal beneficio es que permite gestionar como un conjunto, no de manera individual, múltiples componentes de la infraestructura (servidores, bases de datos, etc.). Esto, a su vez, redunda en una reducción de las habilidades requeridas por el personal de soporte. Así, por ejemplo, es innecesario que los recursos humanos hayan de estar en condiciones de soportar tres versiones de Unix, cuando con una basta para las operaciones corporativas.
Es más, estandarizar sobre un conjunto común de productos software centrales disminuye el gasto en software y en transporte sobre las redes TI. Sin embargo, el usuario debe mantenerse alerta contra el peligro de una “sobre-estandarización”, que llevaría a perder la posibilidad de beneficiarse de algunas ofertas innovadoras con las que los suministradores tratan de diferenciarse de su competencia.
Mientras que la estandarización hace referencia a la gestión de muchos elementos como si fueran uno solo, la consolidación de centros de datos, imágenes de aplicaciones y servidores o bases de datos se refiere simplemente a la reducción de la cantidad de elementos a gestionar. Las ventajas resultantes afectan a factores como reducciones de costes de plantilla, instalaciones y software.
Dentro de estas tres líneas de posible actuación para reducir costes, la consolidación de infraestructuras, es, según el estudio, la más eficaz, proporcionando un retorno de la inversión especialmente elevado, que llega a arrojar, según los datos aportados por empresas ya experimentadas en la aplicación de estas estrategias, ahorros en costes recurrentes de entre un 20 y un 30% en un período relativamente corto de tiempo, estimado en entre seis meses y año y medio.

Nunca aferrarse al pasado
El informe de Giga Group identifica algunas de las medidas seguidas por las empresas para reducir costes que califica como “bien intencionadas pero fallidas”. Una de ellas es el intento de alargar el ciclo de vida de los equipos retrasando la compra de nuevos sistemas o ampliando los contratos de alquiler ya existentes. En algunos casos, esto puede realmente reducir los gastos a corto plazo, pero, en la mayoría, el coste de retener equipamiento antiguo es mayor que el del reemplazo tecnológico. Algo especialmente cierto en el caso de servidores de gama alta y hardware de almacenamiento, donde los costes de adquisición se ven más que compensados por la eliminación de la inversión necesaria para el mantenimiento de los sistemas obsoletos. Generalmente, el nuevo equipamiento cuenta con una garantía de tres años, con lo que los beneficios serán aún más evidentes.
Otra alternativa que, según la consultora, aunque a primera vista parece beneficiosa, constituye en muchas ocasiones un error a la larga es optar por adquirir capacidad bajo demanda. Evidentemente, como reconoce Giga Group, se obtiene una retención importante de efectivo, pero, en su opinión, puede llevar a situaciones anticompetitivas basadas en contratos con condiciones cerradas –pueden incluso establecer la obligatoriedad de comprar finalmente los equipos– que tienden a mantener cautivo al cliente.

Despacio y buena letra
En cualquier caso, siempre que una empresa se haya decidido a introducir cambios significativos en su infraestructura, ya se trate de iniciativas de estandarización o consolidación, la consultora recomienda un análisis pormenorizado de todas las opciones posibles. Este tipo de actuaciones pueden activar cláusulas en los contratos de software susceptibles de ser explotadas con un descarado oportunismo por los suministradores: especialmente en momentos de contención del gasto, cuando las nuevas ventas son menores, los suministradores tienden a estimular el aumento de los ingresos generados por su base ya instalada. Antes de comprometerse con proyectos de infraestructura de cierta envergadura conviene, por ello, revisar cuidadosamente todos los contratos de servicios y de actualización de software para evitar costes inesperados.
Por el contrario, poner en marcha estas medidas puede ser la ocasión para sacar tajada de un mercado altamente competitivo, por lo que es aconsejable, la continua observación de la oferta disponible y los movimientos de los precios.


Consolidación del centro de datos
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Muchas compañías con grandes instalaciones TI han logrado sustanciales reducciones de costes mediante la fusión de diversos pequeños centros de datos heredados en grandes “megadatacenters”. Lo que distingue aquellas organizaciones que han conseguido tan sólo modestos ahorros de las que han reducido sus gastos en cantidades muy significativas es en realidad el entendimiento

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