| Artículos | 01 MAY 2003

No sólo teletrabajo

IDG Communications
Luis Santos.
El proyecto piloto de teletrabajo emprendido por la editorial IDG Communications, basado en un servicio IP VPN global de COLT Telecom, está suponiendo, además de un profundo cambio en la cultura corporativa, la actualización de buena parte de sus infraestructuras de red hacia mayores anchos de banda.

Cuando IDG Communications se planteó la puesta en marcha de un proyecto de teletrabajo, lo que buscaba fundamentalmente no era tanto nuevas formas de conseguir potenciales ahorros de costes como propiciar un cambio en la cultura corporativa hacia un concepto de editorial renovado. El objetivo era sacar el máximo partido a la tecnología como soporte a nuevas maneras de organización que optimizasen los procesos corporativos.
Y es que, como editora de las publicaciones especializadas en nuevas tecnologías PC World, Computerworld, Dealer World, Macworld, Iworld y Comunicaciones World, IDG está en las mejores condiciones para comprender la ayuda que la informática y las telecomunicaciones representan en el nuevo concepto de empresa que hoy se impone en todos los sectores, y muy especialmente en el de medios de comunicación. La compañía, con una plantilla de 100 empleados y una facturación de casi 12 millones de euros en 2002, mantiene además un portal especializado en TI (idg.es) que se actualiza diariamente, y en el que, junto a las últimas noticias sobre nuevas tecnologías, se pueden encontrar contenidos editoriales de cada una de las revistas del grupo.

Fase piloto
Según Alvaro Morenés, director financiero de IDG, “el teletrabajo nos proporciona un medio de transformar la dinámica organizativa de la empresa, mejorando además la satisfacción y calidad de vida de los empleados, y permitiéndonos a medio y largo plazo ahorrar espacio físico y, por tanto, costes. Este potencial ahorro de costes, sin ser el objetivo principal de la iniciativa, también se plasmará a la hora de abordar nuevos proyectos editoriales”.
Aunque la idea es extender el teletrabajo a todos aquellos departamentos en los que se vaya viendo factible, inicialmente se ha puesto en marcha un proyecto piloto que afecta exclusivamente al área editorial, y que en estos momentos ya está en pruebas con las plantillas de Macworld y Comunicaciones World. Si de los resultados que se vayan observando en esta fase se decidiese finalmente implicar a todo el departamento editorial, se reduciría el número de mesas de trabajo y todo el equipamiento asociado a cada empleado, creando un área de uso común por todas las publicaciones al servicio de aquellos empleados que, por uno u otro motivo, acudan a trabajar en un día o momento determinados a las instalaciones de la editorial.
En las dos publicaciones pioneras, sus equipos acuden a trabajar a la empresa dos días a la semana para mantener reuniones en las que se distribuyen las tareas, se marcan plazos y se comentan todas las incidencias que vayan surgiendo. No obstante, en todo caso cada redactor puede acudir al centro de trabajo siempre que lo estime oportuno, logrando así una máxima flexibilidad a la hora de realizar sus tareas.

Evaluación tecnológica
La etapa preliminar del proyecto se centró en la evaluación de la solución tecnología que había de darle soporte, teniendo en cuenta que los accesos de los teletrabajadores sólo se producirían desde sus domicilios. La solución técnica finalmente adoptada consiste en una red privada virtual (VPN) segura gestionada por COLT Telecom, a la que los teletrabadores acceden por ADSL. Para preservar la línea telefónica privada del empleado, cada uno de ellos dispone de teléfono móvil, servicio contratado con Vodafone. Además del correspondiente PC, los usuarios disponen de un disco duro externo portátil de 40 GB, USB2 y fireware, que les permite volcar copias de toda su información almacenada entre la máquina de su domicilio y la que utilice en las instalaciones de la empresa. Y como se prevé que donde el mayor número de problemas puede surgir es en todo lo relacionado con el mantenimiento, “muy pronto dispondremos de un sistema de administración de sobremesas en remoto para tratar las incidencias, instalar software o mejorar aplicaciones, todo ello de un modo centralizado,” explica Carlos Chenel, director de Informática de IDG.
La selección del entorno obedece a diversos motivos, algunos de ellos relacionados con el punto de partida tecnológico de la empresa. Actualmente, COLT ofrece a IDG un ancho de banda Internet de 2 Mbp. Además, la sede central de Madrid se conecta punto a punto también a 2 Mbps con el centro de datos con que el operador cuenta en la capital. “Allí tenemos en hosting los servidores Web que soportan nuestro servicio de información online con toda la seguridad asociada a Internet, y a los que también accederán los teletrabajadores, además de a los recursos informáticos del departamento editorial. Estos recursos se albergan en un servidor NAS (Network-Attached Storage) de 400 GB ubicado en la sede de IDG y abarcan desde diversas bases de datos de contactos a bases de datos de artículos publicados y carpetas compartidas”.
También en la sede corporativa se encuentra el servidor de correo electrónico, que es una de las herramientas fundamentales de cada empleado. Funciona en modo cifrado sobre un servidor Exchange 2000. Además, entre la central de Madrid y la delegación de Barcelona existe una conexión dedicada de 128 Kbps, también operada por COLT.
“Con independencia del servicio y el recurso que vaya a utilizar, el teletrabajador siempre accederá por la red de COLT al centro de datos del operador y, desde allí, a nuestras instalaciones centrales, donde es validado como usuario autorizado, en función de las políticas de acceso. Si lo que desea consultar se encuentra en el servidor NAS, la conexión se redirige a él internamente; cuando lo que pretende es utilizar los servidores Web se pasa la conexión de nuevo al centro de datos de COLT”, asegura Carlos Chenel.

Solución global
Con toda esta problemática, y después de evaluar distintas alternativas, se optó por la solución de VPN que nos ofrecía COLT, que además ya se ocupa de nuestro ancho de banda Internet , el servicio de hosting y las conexiones telefónicas corporativas, salvo las de fijo a móvil, en manos de Vodafone. “Pero la razón fundamental fue la solución global que nos ofrecieron. Una de las principales era impedir que el ancho de banda de 2 Mbps que ya estaba siendo compartido por los propios accesos internos a Internet tuviera que dar soporte también a los teletrabajadores. En general, se buscaba una solución que minimizara el impacto del teletrabajo en nuestro ancho de banda, fuera lo más segura posible y además sirviese tanto para los entornos PC como para los entornos Macintosh”.
La solución propuesta por COLT incluye, además de la instalación, configuración y gestión de la VPN con accesos ADSL con un ancho de banda total de 2 Mbps, sustituir la actual conexión de 2 Mbps con su centro de datos por un enlace Ethernet a 100 Mbps, creando así una LAN transparente entre ambos extremos. Asimismo, el enlace a 128 Kbps con Barcelona se actualizará a 2 Mbps. Además, el ancho de banda Internet que da servicio a los visitantes al portal especializado de IDG se ampliará a 3 Mbps. Complementariamente, se replicará toda la información de los distintos recursos corporativos resi

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