| Artículos | 01 MAY 2006

Las TIC transforman el espacio de trabajo

Las nuevas formas de trabajo facilitadas por las TIC se están reflejando en una profunda transformación del espacio de oficina. Movilidad e interacción han configurado ya un entorno de “oficina virtual” cuyo impacto aconseja el enfoque integrado de espacio y tecnología en cualquier proyecto de traslado o rediseño de sedes corporativas.

Forzadas a competir en un mercado globalizado, las empresas del siglo XXI buscan estructuras horizontales que agilicen la toma de decisiones, reconociendo la creatividad y la capacidad de innovación del trabajador como aptitudes tan valiosas o más que la productividad. En este nuevo contexto, las empresas tienden a fomentar la colaboración, la flexibilidad y la interacción entre sus empleados, y entre éstos y sus socios y clientes. Se persigue, asimismo, la eliminación de niveles jerárquicos, y se tiende a la evaluación por objetivos más que por presencia y a la apertura a clientes y proveedores. Estimuladas por la extensión de la banda ancha, Internet, las aplicaciones de colaboración remota en tiempo real y, en general, los avances en tecnologías móviles convergentes, movilidad e interacción se han convertido ya en imperativos del nuevo escenario, cada vez más competitivo y global.
Este fenómeno afecta ya de manera perceptible a la distribución del espacio de oficina, donde tradicionalmente se desarrollaba la mayor parte de las actividades de los trabajadores, al provocar la desaparición de la oficina física como lugar único de trabajo. Las TIC han dado lugar al nacimiento de la “oficina virtual”, capaz de trasladarse con el trabajador allá donde vaya y que está teniendo un fuerte impacto sobre la distribución del espacio físico en la empresa. Como resultado, pese a haber seguido caminos paralelos en el pasado, espacio y tecnología tienden a converger –más allá de la domótica– como dos dimensiones completamente interdependientes de una misma realidad: el entorno laboral. Hasta tal punto que cabe establecer como “regla” general que, salvo excepciones, a mayores requerimientos de recursos tecnológicos de colaboración y movilidad en un trabajador (oficina virtual), corresponderán menores necesidades de espacio (oficina física) “en propiedad” o de ocupación exclusiva.

Ventajas de un enfoque integrado
Es habitual hoy en día encontrar puestos de trabajo vacíos durante horas, incluso días, pues sus ocupantes desarrollan gran parte de sus tareas fuera del espacio físico de la empresa (en sus particulares y flexibles oficinas virtuales). Pero el espacio aún no se ha ajustado a la nueva realidad. Y es que, como suele ocurrir en cualquier proceso de profunda y rápida transformación, se producen ineficiencias y desajustes. Tanto es así que, según Aguirre Newman, los nuevos modelos de actividad, el teletrabajo y el fomento de una mayor presencia del empleado en las instalaciones de los clientes han llevado a que, en algunas empresas, existan puestos de trabajo desocupados durante el 70% de la jornada laboral. Un derroche para las organizaciones, teniendo en cuenta que el espacio suele representar entre un 15% y un 30% del coste global de sus activos.
Corregir este tipo de ineficiencias debe ser un objetivo de cualquier proyecto de consolidación y traslado de sedes corporativas. Y, para ello, se hace necesario un enfoque integrado de las necesidades de espacio y TIC para cada trabajador. Según Rafael Basarte Albertos, director de Innovación en los Modelos de Negocio de Telefónica Empresas, ajustar ambos recursos de una manera precisa desde un principio traerá consigo evidentes ahorros en costes, al evitar sobredimensionamientos. En concreto, estudios realizados por Telefónica Empresas y Aguirre Newman entre sus clientes revelan que las mejoras introducidas mediante la optimización de la gestión del espacio y la tecnología pueden llegar a representar ahorros cuantificables de hasta un 30%.
Pero, además, aún existe un sentido más en el que tanto espacio como tecnología deben actuar como dos dimensiones de una misma realidad. Ambas han de convertirse en instrumento al servicio de los nuevos valores de la empresa del siglo XXI y en símbolos del compromiso de la organización que los hace suyos. Las tecnologías encarnan por sí mismas estos valores, que están teniendo ya un impacto visible en la configuración de los espacios. Así, por ejemplo, según Aguirre Newman, el espacio tiende a diseñarse en torno a procesos y funciones, dándose prioridad a una distribución por funciones más que por jerarquías. Se crean entornos que motivan la interrelación y la transferencia de conocimiento y que son capaces de adaptarse a cada trabajador, a cada momento y a cada necesidad.
Asimismo, según un estudio realizado por la consultora inmobiliaria en el que se analiza la evolución de las oficinas españolas durante el período comprendido entre 1994 y 2004, el impacto del trabajo en movilidad se proyecta ya en una reducción de un 9% en la superficie mínima requerida por las empresas. Su interior, al mismo tiempo, se hace más diáfano, se eliminan muros y paredes que puedan entorpecer la colaboración en su interior. De hecho, el número de puestos en despacho ha disminuido un 8%, mientras que tiende a aumentar la superficie dedicada a salas de reuniones, muchas de ellas para uso interno, con finalidades de trabajo en equipo. La superficie útil por trabajador ha pasado de 14 a 13 metros cuadrados (en Estados Unidos se redujo en el mismo período de 15 a 7,5 metros cuadrados). Se fomentan las áreas de reunión y descanso, y los almacenes y archivos se reducen hasta un 23% o se trasladan fuera del entorno de trabajo, como claro indicio de la evolución hacia la “oficina sin papel”.

Criterios dinámicos
De cualquier modo, quizá lo más trascendente, en cuanto muestra de la tendencia a buscar una mayor eficiencia en el aprovechamiento de los recursos, sea la creciente introducción de criterios dinámicos de ocupación de los espacios, que pretenden reducir al mínimo el tiempo que permanecen desocupados. Así, cada vez son más habituales los puestos de trabajo de ocupación rotativa (pulls), lugares neutros donde imperan los criterios minimalistas pero al mismo tiempo tremendamente flexibles y personalizables gracias a la tecnología, hasta adaptarse como un guante a las diferentes necesidades y preferencias de cada uno de los trabajadores que sucesivamente lo ocupan.
En definitiva, podría decirse que la oficina virtual está restando espacio al entorno físico de la empresa. Sin embargo, al mismo tiempo está dignificando su función, convirtiendo la sede en un lugar de encuentro y comunicación corporativa cuya principal misión es hacer que sus ocupantes se sientan cómodos y motivados. La nueva oficina se erige así en símbolo de imagen de la compañía y vínculo entre los diversos miembros que conforman la organización. Se transforma, pues, en herramienta estratégica, cuya coherencia con los valores empresariales se hace imprescindible. La meticulosa planificación de su diseño cobra, en consecuencia, una importancia crítica, ya que será el instrumento de transmisión a empleados, clientes, socios y a la sociedad en general de valores como la sostenibilidad, durabilidad y respeto, tanto a las personas como al medio ambiente. Una serie de principios que están plasmá

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