Intranet

La imparable evolución de Internet como herramienta universal de acceso a la información ha despertado el interés de las empresas por adoptar sus tecnologías como medio interno de comunicación corporativa.

Intranet es un término surgido en 1995 para designar a las "internets internas", es decir, las redes corporativas basadas en la tecnología y los servicios de Internet y, en particular, en el modelo World Wide Web (WWW), adaptándolo a los límites físicos y a las características particulares de cada organización. De este modo, parte de la información contenida en los servidores sólo puede ser accedida por todos o algunos empleados de la corporación.

Desde el punto de vista operativo, Intranet permite a las organizaciones compartir eficazmente una gran cantidad de recursos de información que fluye de forma rápida y transparente desde las fuentes de origen hasta los puestos de trabajo de los empleados, todo ello con el mínimo coste, tiempo y esfuerzo.

Imaginemos una empresa con 10 oficinas y 2.000 empleados que necesitan conocer puntualmente los cambios en las normas de la compañía, noticias diversas sobre la misma o bien consultar información sobre especificaciones de productos, precios y otras materias más simples, aunque importantes, como el listín telefónico. Lo normal hasta ahora es el uso de materiales impresos (guías, listas de precios, manuales de ventas...), cuyas producción, distribución y mantenimiento resultan, por un lado, costosas y lentas y, por otro, poco eficaces a la hora de su necesaria actualización. Con los procedimientos tradicionales basados en papel es imposible asegurar que cada individuo dispone de la versión correcta y actualizada de la información que necesita, muchas de las cuales quedan obsoletas incluso antes de que se llegue a distribuir el material impreso, debido a los constantes cambios organizativos cada vez más frecuentes en las empresas. Y, sin embargo, es un hecho constatado que la comunicación y el flujo de información debe ser lo más precisa y puntual posible en un mundo de negocios cada vez más dinámico y competitivo.

Herramienta de comunicación

El concepto Intranet surge para dar respuesta a esos problemas, ya que es una solución tecnológica que permite la entrega de información bajo demanda en el momento en que se requiere, garantiza la precisión y actualización de la información y asegura que la información se almacena en una sola fuente (aunque no es preciso que ésa sea la única fuente de toda la información). Además, permite que la información sea mantenida por los propios departamentos o personas que la generaron.

Actualmente es posible resolver esos problemas con el uso de las tecnologías genéricas surgidas en Internet, lo que supone un cambio drástico, una auténtica revolución en las tecnologías de la información para el mundo empresarial.

Una intranet contribuye a reducir tanto el tiempo como los costes de distribución de la información. En lugar de hacer copias y repartirlas por correo ordinario, documentos tales como boletines, actas, normativas, proyectos o agendas comunes se pueden centralizar en páginas Web internas y ser compartidas por todos los interesados, que las consultarán en el momento más oportuno, siempre y cuando tengan acceso a la intranet.

Además, una intranet organiza la información externa existente en el World-Wide Web de Internet a medida de las necesidades de la compañía. Por ejemplo, en el servidor Web interno se pueden instalar hiperenlaces a informes y publicaciones on-line de interés para los empleados; también a información pública sobre empresas de la competencia. De este modo se tiene acceso puntual y actualizado a los temas de mayor relevancia.

En resumen, las intranets se están extendiendo hoy entre empresas de diversos campos (software, editoriales, finanzas, seguros, salud...) porque permiten a las organizaciones reducir costes y ahorrar tiempo, centralizar la información, compartir la información interna y organizar la información con páginas Web.

Integración de recursos

Una de las características principales de Internet es la capacidad para comunicar entre sí -mediante la serie de protocolos TCP/IP- sistemas informáticos heterogéneos, equipos de diferentes fabricantes que están conectados a una o varias de las más de 90.000 redes que forman hoy esta red de redes mundial. Pues bien, esa misma situación se reproduce a menor escala en una empresa, donde existe de ordinario un parque informático variado, tanto en hardware como en software, diversidad que se extiende asimismo a los individuos que utilizan los equipos y a sus funciones.

En una empresa, el reto del departamento de informática consiste en desarrollar plataformas comunes para toda la organización que contribuyan a mejorar la productividad. Precisamente es aquí donde incide de lleno el concepto de Intranet: se trata de crear una plataforma flexible, portable y potente que sirva a todos los empleados de la organización para todas las funciones que realizan, desde buscar y archivar documentos e informes hasta pedir material de oficina, incluso para el control horario de presencia. Todo esto es posible hacerlo mediante Webs internos convenientemente diseñados y adaptados a las necesidades específicas de la empresa.

Se puede decir que Web es el corazón de las intranets, aunque en este caso con los controles de acceso necesarios para limitar su uso internamente. Pero no es el único elemento. Existen otros derivados de las aplicaciones de Internet y que comparten la misma tecnología, aunque con aspectos específicos para los entornos corporativos. En concreto, la serie de protocolos TCP/IP y las aplicaciones asociadas, juegan aquí un papel relevante. Así, por ejemplo, es cada vez más frecuente encontrar en redes de área local corporativas el protocolo IP de Internet, bien por haber desplazado a otros privados (IPX, AppleTalk, SNA...) o bien por coexistir con ellos.

Internet Protocol

Esta elección técnica del protocolo IP como base de Internet ha sido uno de los factores de éxito de esta red de redes sin "costuras visibles". Y sobre TCP/IP tenemos todas las aplicaciones bien conocidas de Telnet, FTP, SMTP..., inicialmente desarrolladas para sistemas Unix, pero que hoy funcionan sobre otras muchas plataformas (DOS, MS-Windows, Apple Macintosh...). Por otra parte, TCP/IP soporta otras aplicaciones de nuevo cuño relacionadas con el acceso distribuido a fuentes de información multimedia (que funcionan normalmente en modo cliente/servidor), de las que el máximo exponente actual es WWW, basado en el protocolo HTTP y en el lenguaje HTML, ambos abiertos.

Pues bien, en Intranet tenemos esos mismos protocolos y aplicaciones pero en ámbitos LAN, lo que de entrada supone una mayor eficacia y un mejor tiempo de respuesta que en la Internet global, así como un mejor aprovechamiento del ancho de banda. Los insoportables tiempos de espera (frecuentes en Internet para que aparezca en la pantalla una página Web, rica en imágenes, de un servidor remoto), en Intranet desaparecen, lo que supone un aspecto muy positivo para la productividad de la empresa. Mediante la interfaz Web, además de acceder a documentación multimedia diversa, se pueden transferir ficheros, consultar bases de datos, enviar correo electrónico, acceder a boletines y foros de discusión, rellenar formularios...

En los casos en que la empresa cuenta con varias sucursales distribuidas geográficamente, las alternativas que se presentan para conectar LANs son líneas dedicadas privadas, redes públicas convencionales e Internet. La primera de ellas es la más directa y segura, pero su elevado coste sólo resulta abordable por grandes multinacionales, y se circunscribe al mundo interno de la corporación. La segunda ha venido siendo utilizada normalmente por empresas más reducidas a las que no les result