| Artículos | 01 JUL 2003

Integración del ERP en el comercio electrónico

Javier Nieto.
Los ERP se han caracterizado como programas tremendamente complejos, cuya implantación viene a refinar todos los procesos inconexos que, hasta su llegada, existían en las empresas. El e-business, sin embargo, es una tecnología disruptiva, novedosa y que obliga a redefinir todos los procesos empresariales. ¿Cómo hacer que convivan la herramienta más potente y la tecnología más prometedora en una misma empresa?

Los sistemas ERP han surgido como la culminación de una serie de avances en los sistemas de información y producción de las empresas, que comenzaron en los años 40 con la introducción de la informática en el ámbito corporativo y, aún hoy en día, continúan creciendo y desarrollándose.
Su punto fuerte reside en la integración de todos los procesos empresariales en un sistema unificado de flujo de información que engloba no solo los procesos internos de la empresa sino también los que se realizan con otras entidades, como proveedores y clientes. Por el contrario, el e-business es un concepto que, con apenas cinco años de vida, ha logrado impactar profundamente la estructura de muchas empresas, que, temiendo perder el tan nombrado ‘carro tecnológico’, invirtieron fuertemente en infraestructuras tecnológicas para montar este tipo de sistemas.
El caso es que ambos entornos no se integran de un modo fluido. La irrupción del comercio electrónico en empresas que bien tenían instalado un ERP o bien estaban en proceso de instalación de uno de ellos creó una disyuntiva. ¿Qué hacer? ¿Mantener el sistema ERP y prescindir de los sistemas de e-business, o, por el contrario, prescindir del ERP y entrar rápidamente en el e-business? Algunas compañías han optado por otras opciones, como crear terceras empresas independientes puramente .com, o intentar la integración mediante la duplicación de procesos y datos con sistemas paralelos.
En la elección de estos métodos, las empresas han tenido mayor o menor fortuna: ninguna alternativa parece ser la solución óptima. Las organizaciones puramente tecnológicas mantienen que la tecnología Web puede suplantar a los sistemas de información internos. Argumentan que teniendo comunicaciones basadas en Internet con sus socios comerciales, clientes y proveedores, todas las transacciones de la empresa pueden realizarse mediante sistemas front-end. Tienen especial significación en este contexto siglas como B2B, B2C o XML.
No obstante, esa universalización de interfaces y dialectos aún está gestándose. Es cuando menos arriesgado prescindir hoy en día totalmente de un sistema interno de información y basarse en los front-ends de proveedores y clientes. Los ERP son, por el momento, la solución más potente en cuanto a gestión de procesos y flujo de información que una empresa pueda tener como herramienta interna.

La importancia de saber situarse
Si bien las expectativas de comercio electrónico están aún por llegar, sí parece confirmado que el nuevo siglo y la ‘selección natural’ que se ha producido en las empresas tecnológicas auguran un prometedor futuro al e-business. Este desencuentro entre ERP y comercio electrónico ha llevado a los principales fabricantes de estos sistemas de gestión a moverse rápidamente hacia la integración de sus soluciones con las de e-business. Por ejemplo, SAP ha desarrollado mySAP.com, PeopleSoft la versión iClient y Oracle ha compatibilizado todos sus productos ERP con tecnología de Internet, entre otras muchas iniciativas en este sentido. Parece, pues, que los nuevos sistemas de ERP van a permitir una integración mucho más eficiente con los procesos de e-business.
Es posible que su empresa no disponga de ERP y esté considerando implantar uno, o puede que su empresa ya cuente con uno y desee adentrarse en el e-business. Quizá su empresa aún no existe y lo que desea es conocer cómo hacer convivir de manera no traumática las dos tecnologías. Sea cual sea su circunstancia, lo primero que necesita hacer es saber cuál es su situación respecto de estas dos tecnologías. Para ello, Grant Norris y James Hurley, socios de PriceWaterhouseCoopers, proponen una técnica gráfica muy sencilla que le permitirá obtener un punto de partida rápidamente. Consiste en una matriz ERP/eBusiness con cinco posibles escenarios para cada tecnología; cinco para eBusiness en el eje horizontal y cinco para ERP en el eje vertical.
Las cinco opciones del eje eBusiness son:
˜ Sin capacidad de e-business
˜ Mejora del canal
˜ Integración de la cadena de valor
˜ Transformación de la industria
˜ Convergencia
"Sin capacidad de e-business" indica la no existencia de infraestructura tecnológica capaz de soportar el comercio electrónico. Aunque cada vez son menos las organizaciones que se encuentran en esta situación dado el abaratamiento de estas tecnologías, aún existen empresas tradicionales que no se han planteado el reto de Internet.
"Mejora del canal" es el primer paso que suelen adoptar las empresas en el mundo del e-business. Representa una solución concreta, como la venta de productos en Internet, el aprovisionamiento de materiales o el marketing.
"Integración de la cadena de valor" es el paso siguiente a las mejoras del canal. Cuando las empresas han experimentado con éxito ese paso se procede a integrar los procesos de clientes y proveedores en sus propios procesos. Herramientas como eCRM (e-Customer Relationship Management) o eSCM (e-Suply Chain Management) se integran con los procesos de negocio del e-business empresarial.
"Transformación de la industria" remite a la transformación de estrategias, procesos y sistemas para aprovechar al máximo las ventajas de Internet. Supone eliminar el modelo tradicional de negocio y alinearse con las competencias de la cadena de valor. Se difumina cada vez mas la línea que separa a las empresas y unen sus sistemas en Internet para mejorar la competitividad.
Finalmente, "convergencia" supone la unión de distintas empresas para ofrecer bienes y servicios a los consumidores: es el paso final de la transformación industrial.
Por otro lado, en el eje del ERP las opciones posibles son:
˜ Desde cero
˜ Sistemas no integrados
˜ ERP de función única
˜ ERP por unidad de negocio
˜ ERP integrado
La opción "desde cero" supone una empresa sin herencia alguna en cuanto a sistemas de información. No necesita adaptar lo existente, ya que no existe nada. Estas compañías pueden escoger el sistema que mejor desarrolle su plan de e-business.
Los "sistemas no integrados" caracterizan al tipo de compañías que no pueden ofrecer un intercambio de datos rápido. Son muy dependientes de procesos intermedios, el mantenimiento de su software es caro y su tiempo de respuesta ante cambios es lento.
"ERP de función única" representa compañías que han instalado uno o pocos módulos de un ERP en todas sus unidades de negocio, mientras que por "ERP por unidad de negocio" se entiende a aquellas que han implantado completamente un ERP en una o varias unidades de negocio. Pueden por lo tanto gestionar el incremento de transacciones con proveedores y clientes que vengan a través de los sistemas de e-business.
En el caso de "ERP integrado" el sistema ha sido completamente implantado en toda la empre

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