| Artículos | 01 MAY 2006

Espacios Inteligentes, una solución extremo a extremo

Con la oferta de una solución de extremo a extremo, que puede suministrarse como un servicio gestionado y siguiendo modelos de pago por uso, Telefónica Empresas y Aguirre Newman quieren facilitar el camino a las empresas decididas a rediseñar sus espacios, tecnologías y procesos.

La evolución de las empresas hacia los valores corporativos de la nueva era condiciona su organización desde todos los puntos de vista: humano, tecnológico y, por supuesto, arquitectónico. Por tanto, un enfoque global e integrado, que cubra la totalidad del proyecto de transformación en sus diferentes fases, aportará beneficios incuestionables. En este sentido, el auténtico valor añadido de Espacios Inteligentes es, según Ángel Serrano, director general de Negocio de Aguirre Newman, “tener en dos empresas expertas un servicio de extremo a extremo, un proyecto global capaz de abarcar desde la búsqueda de la oficina hasta la gestión del puesto de trabajo y el mantenimiento de toda la red”.
La propuesta se completa con un servicio de gestión y mantenimiento de la solución implementada basado en el concepto de “ventanilla única”. Además, si la empresa lo desea puede optar por la propiedad o el renting de equipos y soluciones, y, opcionalmente, acogerse a esquemas de pago por uso, evitando de esta forma la realización de cuantiosas inversiones de partida. “De esta manera, Espacios Inteligentes asume los mismos valores de agilidad y flexibilidad cuya introducción en los negocios pretende favorecer. Convierte el salto al entorno de trabajo del siglo XXI en un pequeño paso que permitirá a las empresas entrar en la nueva era sin darse cuenta, como algo natural”, según Rafael Basarte Albertos, director de Innovación en los Modelos de Negocio de Telefónica Empresas.

Criterios y planificación
Para la puesta en marcha del servicio, Telefónica Empresas y Aguirre Newman han desarrollado una metodología específica que cubre el proyecto de traslado y transformación en su totalidad a lo largo de un proceso estructurado en cinco fases, en cada una de las cuales se avanza en el tratamiento de los cuatro ejes en torno a los que se articula la solución: Espacios, Tecnología, Personas y Comunicación.
En la primera fase, los recursos de consultoría de Telefónica Empresas y Aguirre Newman trabajan con el cliente para establecer los objetivos, pautas y prioridades, y generar una visión clara de hacia dónde desea dirigirse la empresa. Es el momento de fijar criterios y realizar una planificación de alto nivel del proyecto. A nivel de recursos humanos, se determinan las variables profesionales clave y el alcance del proyecto (departamental, corporativo…). Por lo que respecta al espacio, se fijan los criterios de diseño, la estrategia de ocupación y los servicios de valor añadido, mientras que en el ámbito de la tecnología se empiezan a definir los servicios TIC, los entornos de trabajo y el modelo de gestión. En el área de la comunicación, se perfila la estrategia a seguir y se procede al lanzamiento oficial del proyecto presentándolo a la dirección de la empresa cliente.
A continuación, se inicia la etapa de Análisis de la Situación Actual. En su desarrollo, se lleva a cabo la evaluación de la preparación de la organización para el cambio, la identificación de necesidades espaciales y tecnológicas por áreas y perfiles y, desde el punto de vista de la comunicación, comienza la aproximación del proyecto a las distintas áreas, con el propósito de conseguir los apoyos y el compromiso de todas las partes implicadas. Es el momento de identificar y designar representantes a nivel departamental para establecer el flujo de comunicación entre los promotores del proyecto y todos y cada uno de los empleados. Comienza, pues, la gestión del cambio.
El equipo de consultores comienza a interactuar a nivel departamental, con responsables, directores y gerentes para profundizar en el conocimiento de la empresa. Se determinan variables como el número de trabajadores y tipo de trabajo por departamento, y los niveles de movilidad, equipamiento, seguridad e interacción deseables para optimizar su funcionamiento. Se trata de analizar para luego poder diseñar.
Concluido el análisis, se procede al Diseño de la solución. En esta etapa se consideran las tendencias del mercado y se diseña el escenario futuro. También se determina la distancia existente entre la situación actual y la deseada, para fijar las fases en que deberá ejecutarse la transformación. Comienzan a elaborarse los planes de comunicación, formación, motivación y liderazgo que canalizarán la gestión proactiva del cambio. Se inicia asimismo el plan de comunicación interna y externa. A nivel de puesto de trabajo, se determina la dotación de cada uno de ellos en lo relativo a dispositivos, movilidad, conectividad, mobiliario, etc. Es ahora el momento de diseñar el proyecto de ingeniería a nivel de climatización, electricidad, voz, datos, televisión, megafonía, etc., así como de determinar el modelo de gestión a nivel tecnológico.

Desarrollo e implantación
Durante la siguiente fase se procede a la ejecución de la obra, que contemplará aspectos como la construcción e ingeniería, dotación de puestos, gestión de licencias, seguridad y salud, gestión de la contratación, desarrollo de las soluciones tecnológicas, etc. Es la etapa de creación de la infraestructura tecnológica, que cubrirá diversos ámbitos, como el desarrollo de software, el despliegue de comunicaciones (voz, datos, imagen) y la dotación TIC de los puestos. A nivel de recursos humanos, comienza la formación y comienza la ejecución del plan de traslado de empleados. En el terreno de la comunicación del proyecto, se profundiza en la difusión de la nueva cultura del trabajo.
Por último, llega el momento de la Implantación y posterior Explotación de la solución. Su implantación contempla el soporte a la instalación en la nueva ubicación, la gestión de incidencias y la aplicación de acciones correctivas y refuerzos a nivel de comunicación. Continúa la comunicación a nivel interno y externo y se investiga la aceptación del cambio por los empleados a través de encuestas de satisfacción. Además, se realiza un estudio sobre el retorno de la inversión para determinar el cumplimiento del Business Case. Desde este momento, Telefónica Empresas y Aguirre Newman se encargarán de todo lo relacionado con la futura gestión, mantenimiento, soporte y operación de la solución implantada, aplicando un modelo de servicio integrado basado en el concepto de “ventanilla única”. Un servicio que incluirá también la gestión de las instalaciones (Facility Management), incluidas tareas como la contratación de vigilantes jurados, azafatas, servicios de catering y limpieza, etc.


Fases de puesta en marcha
---------------------------------------
1- Definición estratégica:
. Establecimiento de objetivos estratégicos del proyecto
. Determinación de las variables clave
. Alcance del proyecto
. Consideración de tendencias
2- Análisis de la situación:
. Evaluación de la preparación de la organización para el ca

Contenidos recomendados...

Comentar
Para comentar, es necesario iniciar sesión
Se muestran 0 comentarios
X

Uso de cookies

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y análisis, propias y de terceros, para facilitarle la navegación de forma anónima y analizar estadísticas del uso de la web. Consideramos que si continúa navegando, acepta su uso. Obtener más información