El valor cambiante de los datos
Tanto por motivos legales como por los propios requerimientos del negocio, la protección de los datos corporativos –y de su gestión una vez protegidos– es cada vez más crucial para las empresas. No es de extrañar, por tanto, que el concepto de gestión del ciclo de vida de la información (ILM –Information Life-Cicle Management) cobre fuerza progresivamente.
Una de las responsabilidades de los departamentos de TI consiste en almacenar y proteger los datos corporativos teniendo en cuenta los requerimientos legales y las necesidades de las aplicaciones del negocio. En esta tarea, resulta de gran utilidad la gestión proactiva de cada una de las fases del ciclo de vida de la información, justo lo que ofrecen los procesos que se engloban bajo las siglas ILM. El valor de Information Life-Cicle Management reside en asumir la gestión y protección de los datos a partir de la idea de que su valor y el de la información que proporcionan cambia a lo largo del tiempo, de acuerdo con un conjunto de circunstancias generalmente predecibles.
Aunque, como siglas, ILM es nuevo, no lo es desde luego su concepto. Hay que remontarse décadas atrás, cuando incluso los más grandes dispositivos de almacenamiento de entonces parecen hoy pequeños en comparación con los disponibles actualmente. Poco a poco, bajo la presión de los responsables de TI, los fabricantes comenzaron a desarrollar métodos para migrar datos desde discos caros, como los DASD (Direct Access Storage Devices), a cintas de menor rendimiento pero más baratas y, finalmente, a medios ópticos. Gracias a esta nueva posibilidad, el almacenamiento empezó a concebirse de un modo jerárquico, con los dispositivos más rápidos y caros en la parte más alta y los más lentos y baratos abajo. Así, el proceso de migrar datos de DASD a cintas acabó consolidando las siglas HSM (Hierarchical Storage Management).
En este nuevo orden, los responsables de TI empezaron a migrar manualmente los datos a dispositivos menos costosos mediante tareas en batch, siguiendo exclusivamente el principio de “primero en entrar, primero en salir”, sin tener en cuenta su verdadero valor. Se aseguraba así que los datos más nuevos tuvieran hueco en los dispositivos más rápidos, dejando los más antiguos en otros más lentos y baratos. Para ello, se establecían umbrales que avisaban cuando se estaba en peligro de sobrepasar la capacidad de los discos. Cuando eso sucedía, se realizaban backups o se archivaba todo el contenido del disco en una cinta. Lo cierto es que este esquema de funcionamiento, que hizo florecer la industria de cintas, tenía la ventaja de exigir poca gestión, pero, a cambio, el tiempo necesario para conseguir los datos requeridos en un momento dado exasperaba al más paciente de los empleados de TI.
Políticas proactivas
Hoy, la situación está cambiando. ILM se centra en la comprensión del valor de los datos que soportan las necesidades del negocio, y en proporcionar políticas para gestionarlos proactivamente en concordancia con ese valor. Esta correlación es fundamental. Significa que el sistema de gestión mueve los datos a aquellos dispositivos que proporcionan los niveles de soporte más apropiados para su uso y valor. Los datos de gran valor, que deben ser accedidos frecuentemente y que demandan alta disponibilidad, van a los dispositivos de alto rendimiento, con servicios de recuperación y backup también de altas prestaciones. Los datos de menor valor (o accedidos con poca frecuencia) son localizados en dispositivos más baratos y lentos.
A diferencia de HSM, ILM permite que los datos sean rastreados y mantenidos con el nivel de disponibilidad definido por los propios responsables de TI. Así, por ejemplo, si un cierto conjunto de datos ha de estar disponible en un máximo de 30 minutos en cualquier circunstancia, las políticas de ILM prohibirán su transferencia a dispositivos que no pueden garantizar este nivel de servicio.
Otra de las ventajas de migrar datos bajo un conjunto de políticas definidas de hardware es la optimización del sistema de almacenamiento en su totalidad. Como el departamento de TI puede establecer políticas que garanticen que los datos de menos valor no ocupen espacio caro en dispositivos de alto rendimiento, se obtiene el doble beneficio que supone optimizar la utilización de disco en favor del valor de los datos. Es decir, se garantiza que el espacio de almacenamiento de alto rendimiento esté disponible exclusivamente para los datos que lo requieren, reduciendo así las inversiones adicionales.
Por otra parte, ILM hace posible, por su propia naturaleza, efectuar seguimientos y auditorías de los datos a lo largo de todo su ciclo de vida por parte de quien lo pueda necesitar, ya sea un empleado, un accionista, un socio o, lo que es cada vez más frecuente, un organismo regulador de la industria o de la administración que haya establecido normas concretas respecto de los accesos y la retención de datos.
Obviamente, la gestión del ciclo de vida comienza en el mismo momento en que los datos entran en el sistema y finaliza cuando se eliminan. Exige, además, tanto su supervisión continua como la de los activos de almacenamiento que los protegen.
Principios fundamentales
Cuando se trata de gestionar datos, cada empresa tiene su propio conjunto de reglas, que se traducen en una política TI formal. Cualesquiera que sean, estas reglas deben atenerse a ciertos principios básicos; el primero de ellos, la asignación de prioridades y preferencias: a cada grupo de datos se le debe dar el nivel de protección que requiera... pero justo y sólo el que requiera. Por ello, los responsables de TI deben hacer balance de sus recursos y priorizar las múltiples tareas.
Otro principio básico consiste en tener siempre presente que, al igual que toda la información no es igual de valiosa para la organización, tampoco deben ser iguales los recursos de mantenimiento y protección que se destinan a cada tipo de datos, especialmente en condiciones de recursos limitados. Un ejemplo muy evidente: los datos relativos al equipo de fútbol de la empresa son menos trascendentes para la vida corporativa que los archivos que contienen las facturas a cobrar.
A un nivel más complejo, este principio podría implicar el examen detallado del valor de cada tipo de datos. En tal caso, se podría llegar a la conclusión, por ejemplo, de que es la mayor parte del correo electrónico la información más valiosa. En consecuencia, se le asignaría el valor más alto y se protegería con el nivel adecuado.
El tercer principio básico consiste en asumir que el valor de una determinada información para una organización no es inmutable, pues, por razones diferentes, cambia con el tiempo, bien de un modo predecible, en función de las circunstancias cambiantes o por exigencias legales.
- Depreciación predecible. Debido al modo en que ciertas aplicaciones se utilizan, los datos a ellas asociados se deprecian a velocidades predecibles. De hecho, el valor de los datos referentes a un programa de pago de cuentas –fundamentales para muchos procesos de negocio– depende directamente del tiempo, y, más en concreto, del modo en que se pagan las facturas. Por ejemplo, los datos sobre los pagos que habrá que afrontar en marzo pasarán a tener menos valor en abril, aunque seguirán siendo valiosos todavía para muchos procesos. Cuando pase un cierto tiempo, podrían pasarse a dispositivos más baratos.
Una de las responsabilidades de los departamentos de TI consiste en almacenar y proteger los datos corporativos teniendo en cuenta los requerimientos legales y las necesidades de las aplicaciones del negocio. En esta tarea, resulta de gran utilidad la gestión proactiva de cada una de las fases del ciclo de vida de la información, justo lo que ofrecen los procesos que se engloban bajo las siglas ILM. El valor de Information Life-Cicle Management reside en asumir la gestión y protección de los datos a partir de la idea de que su valor y el de la información que proporcionan cambia a lo largo del tiempo, de acuerdo con un conjunto de circunstancias generalmente predecibles.
Aunque, como siglas, ILM es nuevo, no lo es desde luego su concepto. Hay que remontarse décadas atrás, cuando incluso los más grandes dispositivos de almacenamiento de entonces parecen hoy pequeños en comparación con los disponibles actualmente. Poco a poco, bajo la presión de los responsables de TI, los fabricantes comenzaron a desarrollar métodos para migrar datos desde discos caros, como los DASD (Direct Access Storage Devices), a cintas de menor rendimiento pero más baratas y, finalmente, a medios ópticos. Gracias a esta nueva posibilidad, el almacenamiento empezó a concebirse de un modo jerárquico, con los dispositivos más rápidos y caros en la parte más alta y los más lentos y baratos abajo. Así, el proceso de migrar datos de DASD a cintas acabó consolidando las siglas HSM (Hierarchical Storage Management).
En este nuevo orden, los responsables de TI empezaron a migrar manualmente los datos a dispositivos menos costosos mediante tareas en batch, siguiendo exclusivamente el principio de “primero en entrar, primero en salir”, sin tener en cuenta su verdadero valor. Se aseguraba así que los datos más nuevos tuvieran hueco en los dispositivos más rápidos, dejando los más antiguos en otros más lentos y baratos. Para ello, se establecían umbrales que avisaban cuando se estaba en peligro de sobrepasar la capacidad de los discos. Cuando eso sucedía, se realizaban backups o se archivaba todo el contenido del disco en una cinta. Lo cierto es que este esquema de funcionamiento, que hizo florecer la industria de cintas, tenía la ventaja de exigir poca gestión, pero, a cambio, el tiempo necesario para conseguir los datos requeridos en un momento dado exasperaba al más paciente de los empleados de TI.
Políticas proactivas
Hoy, la situación está cambiando. ILM se centra en la comprensión del valor de los datos que soportan las necesidades del negocio, y en proporcionar políticas para gestionarlos proactivamente en concordancia con ese valor. Esta correlación es fundamental. Significa que el sistema de gestión mueve los datos a aquellos dispositivos que proporcionan los niveles de soporte más apropiados para su uso y valor. Los datos de gran valor, que deben ser accedidos frecuentemente y que demandan alta disponibilidad, van a los dispositivos de alto rendimiento, con servicios de recuperación y backup también de altas prestaciones. Los datos de menor valor (o accedidos con poca frecuencia) son localizados en dispositivos más baratos y lentos.
A diferencia de HSM, ILM permite que los datos sean rastreados y mantenidos con el nivel de disponibilidad definido por los propios responsables de TI. Así, por ejemplo, si un cierto conjunto de datos ha de estar disponible en un máximo de 30 minutos en cualquier circunstancia, las políticas de ILM prohibirán su transferencia a dispositivos que no pueden garantizar este nivel de servicio.
Otra de las ventajas de migrar datos bajo un conjunto de políticas definidas de hardware es la optimización del sistema de almacenamiento en su totalidad. Como el departamento de TI puede establecer políticas que garanticen que los datos de menos valor no ocupen espacio caro en dispositivos de alto rendimiento, se obtiene el doble beneficio que supone optimizar la utilización de disco en favor del valor de los datos. Es decir, se garantiza que el espacio de almacenamiento de alto rendimiento esté disponible exclusivamente para los datos que lo requieren, reduciendo así las inversiones adicionales.
Por otra parte, ILM hace posible, por su propia naturaleza, efectuar seguimientos y auditorías de los datos a lo largo de todo su ciclo de vida por parte de quien lo pueda necesitar, ya sea un empleado, un accionista, un socio o, lo que es cada vez más frecuente, un organismo regulador de la industria o de la administración que haya establecido normas concretas respecto de los accesos y la retención de datos.
Obviamente, la gestión del ciclo de vida comienza en el mismo momento en que los datos entran en el sistema y finaliza cuando se eliminan. Exige, además, tanto su supervisión continua como la de los activos de almacenamiento que los protegen.
Principios fundamentales
Cuando se trata de gestionar datos, cada empresa tiene su propio conjunto de reglas, que se traducen en una política TI formal. Cualesquiera que sean, estas reglas deben atenerse a ciertos principios básicos; el primero de ellos, la asignación de prioridades y preferencias: a cada grupo de datos se le debe dar el nivel de protección que requiera... pero justo y sólo el que requiera. Por ello, los responsables de TI deben hacer balance de sus recursos y priorizar las múltiples tareas.
Otro principio básico consiste en tener siempre presente que, al igual que toda la información no es igual de valiosa para la organización, tampoco deben ser iguales los recursos de mantenimiento y protección que se destinan a cada tipo de datos, especialmente en condiciones de recursos limitados. Un ejemplo muy evidente: los datos relativos al equipo de fútbol de la empresa son menos trascendentes para la vida corporativa que los archivos que contienen las facturas a cobrar.
A un nivel más complejo, este principio podría implicar el examen detallado del valor de cada tipo de datos. En tal caso, se podría llegar a la conclusión, por ejemplo, de que es la mayor parte del correo electrónico la información más valiosa. En consecuencia, se le asignaría el valor más alto y se protegería con el nivel adecuado.
El tercer principio básico consiste en asumir que el valor de una determinada información para una organización no es inmutable, pues, por razones diferentes, cambia con el tiempo, bien de un modo predecible, en función de las circunstancias cambiantes o por exigencias legales.
- Depreciación predecible. Debido al modo en que ciertas aplicaciones se utilizan, los datos a ellas asociados se deprecian a velocidades predecibles. De hecho, el valor de los datos referentes a un programa de pago de cuentas –fundamentales para muchos procesos de negocio– depende directamente del tiempo, y, más en concreto, del modo en que se pagan las facturas. Por ejemplo, los datos sobre los pagos que habrá que afrontar en marzo pasarán a tener menos valor en abril, aunque seguirán siendo valiosos todavía para muchos procesos. Cuando pase un cierto tiempo, podrían pasarse a dispositivos más baratos.
