| Artículos | 01 ABR 2005

Cuando menos es más

Aplicación móvil para el soporte de Ventas de Schwarz Pharma
Marta Cabanillas.
Agilizar la gestión de la información sobre las actividades cotidianas de su fuerza de ventas móvil fue la meta principal de Schwarz Pharma cuando hace tres años decidió modernizar la aplicación y los sistemas de comunicación remota utilizados por sus comerciales.

Los laboratorios Schwarz Pharma, multinacional farmacéutica de origen alemán con presencia en Estados Unidos, Asia y diversos países europeos, se mueve en un sector altamente competitiva en el que no basta disponer de un buen producto. Es también fundamental contar con una fuerza comercial ágil y dinámica, un factor en muchas ocasiones decisivo para ganar o perder una venta. Consciente desde un comienzo de la importancia de la labor comercial para su modelo de negocio, la filial española optó hace años por desarrollar una red de visitadores robusta y capilar, en lugar de invertir en la creación de una multiplicidad de oficinas.
En nuestro país, la compañía actúa mediante una oficina en Madrid y 109 comerciales repartidos por todo el territorio nacional que operan como teletrabajadores móviles ofreciendo el catálogo de medicamentos Schwarz Pharma a los médicos y farmacéuticos de sus respectivas zonas. Estos teletrabajadores, gracias a distintos medios informáticos y de telecomunicaciones, se integran con la central de modo que trabajan como si estuvieran físicamente en ella. El soporte básico de esta forma de trabajo era una aplicación sectorial específica que permitía a los comerciales, al final de la jornada laboral, introducir mediante una conexión en remoto toda la información sobre su actuación cotidiana. En la base de datos central quedaba constancia cada mañana de qué profesionales habían sido visitados el día anterior por cada comercial, qué producto o promociones se les había ofrecido y cuál había sido el resultado. También, de esta manera, la compañía podía hacer un seguimiento de factores como el nivel de cumplimiento de objetivos de cada empleado o la acogida que estaba teniendo cada producto o promoción, etc. Esta aplicación actuaba como hubiera podido hacerlo una delegación, erigiéndose en la interfaz entre los empleados de Ventas y la empresa, dado que servía también de instrumento para la realización de todo tipo de cuestiones administrativas, como notificaciones de gastos, vacaciones, bajas, etc.

Un recurso sobredimensionado
Pese a la capacidad de esta herramienta para soportar su quehacer diario, la empresa decidió hace tres años sustituirla por una solución desarrollada por Drago Solutions a su medida, capaz de satisfacer al completo sus necesidades, pero con un menor coste y mejorando aquellos puntos en los que la plataforma original podía ser optimizada según los requerimientos de Schwarz Pharma. La aplicación anterior era una solución estándar, que, al no implementar un diseño modular, debía ser adquirida como un todo introduciendo una complejidad innecesaria en su utilización; además, el modelo seguido para su utilización se basaba en el pago anual por alquiler de licencias, lo que impedía la progresiva amortización de la inversión. “Muchos paquetes estándares resultan complejos porque pretenden resolver las necesidades de múltiples empresas. En realidad, la herramienta con que contábamos estaba en cierta medida sobredimensionada. El objetivo de este proyecto era, sobre todo, dotar a la fuerza de ventas de una herramienta más ágil, que se ajustara lo más posible a nuestras necesidades, simplificando al máximo la aplicación y, por tanto, su uso por parte de los comerciales; y, por supuesto, que permitiera que el reporte sobre sus actividades se realizara desde cualquier lugar. El terminal debía ser, en consecuencia, un dispositivo móvil”, afirma Javier Cavero, responsable de Sistemas para el departamento de Ventas en la compañía.
Pero la complejidad no era el único punto mejorable del antiguo entorno para la gestión de la fuerza de ventas. A este inconveniente se añadía el que su arquitectura cliente-servidor exigiera que los comerciales actualizasen los datos directamente contra la base de información de la central manteniéndose conectados durante todo el proceso de introducción de datos, así como la imposibilidad de sincronización de dichos datos entre la sede y los usuarios. Toda la información debía ser introducida por los usuarios al finalizar la jornada, por lo que debían dedicar un tiempo medio extra de una hora de trabajo. Una circunstancia especialmente enojosa cuando, a lo largo del día, eran frecuentes los periodos ociosos desperdiciados en salas de espera, traslados, etc. “Al llegar a sus domicilios debían conectarse punto a punto mediante líneas analógicas con módems de 56 Kbps a un número 900 contratado por la compañía a Telefónica, que a su vez les comunicaba con la LAN mediante un sistema RAS vía un router Cisco 2610 XM con 9 líneas activas. Teniendo en cuenta que la conexión debía mantenerse durante la totalidad de la actualización, y eran 160 los usuarios que reportaban la información a partir de las 6 de la tarde, el número de intentos fallidos, saturación de sistemas y fallos en la comunicación era demasiado alto”, explica Pablo González Rodríguez, director de Desarrollo de Negocio de Drago.

Solución a medida
Partiendo del análisis de esta problemática, Drago diseñó la nueva aplicación, de cuya integración y desarrollo evolutivo también es responsable. “Se trata de una solución a medida capaz de soportar los dispositivos móviles de los comerciales que desarrollan sus funciones íntegramente fuera de las oficinas. La aplicación, desarrollada con lenguaje de programación Java, funciona en la parte servidor sobre una plataforma con sistema operativo NT de Microsoft”, según Álvaro Enríquez Arriano, director Técnico de Drago. Además, en ella se ha integrado un módulo Exchange que ofrece a los comerciales la posibilidad de envío y recepción de correo electrónico entre ellos y con la central.
En cuanto a clientes, todos los terminales son PDA –en concreto, dispositivos Pocket PC e740 de Toshiba– con sistema operativo Windows CE, adquiridos en modalidad de renting por el laboratorio. “Estos equipos pueden ser transportados por los comerciales durante su trabajo. La arquitectura de la aplicación permite el soporte de una pequeña réplica de la base de datos Oracle corporativa (Oracle Lite) en la PDA con el “universo de médicos u otros clientes de cada usuario. Gracias a ello, los comerciales pueden trabajar en modo off-line introduciendo la información en el equipo durante los frecuentes `tiempos muertos´ en salas de espera de centros de salud, hospitales, farmacias o entre cita y cita que las alrededor de 14 visitas que diariamente deben realizar llevan asociados”, asegura González Rodríguez. De esta forma, la compañía ha conseguido independizar la introducción de datos de su volcado y sincronización con la central, reduciendo el tiempo de conexión medio por usuario de una hora a tan sólo 20 segundos, con la ventaja adicional del consiguiente ahorro de costes en comunicación.
Pero, además de mantenerse la antigua conectividad basada en el sistema RAS mediante llamada al número 900 gratuito, se ha introducido

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