| Artículos | 01 FEB 2004

Colaboración y externalización como principios operativos

Infocaja
Outsourcing, trabajo colaborativo y compartición de recursos son en el caso de Infocaja no sólo principios operativos, sino su misma razón de ser. Consecuente con esta forma de actuación, en octubre de 2003 decidió contratar a ONO el servicio Microsoft SharePoint Server en modo ASP.

Resulta complejo definir a Infocaja (www.infocaja.es) en cuanto usuario de TI utilizando las referencias convencionales. Su andadura comenzó cuando, hace ahora dos años, cinco cajas de ahorro –Caja de Asturias (Cajastur), Caja General de Canarias (CajaCanarias), Caja Castilla La Mancha (CCM), Caja Murcia y “Sa Nostra” Caixa de Balears– decidieron crear esta sociedad con el propósito de conseguir unificar sus recursos informáticos y lograr ahorros TI. Si se suman los volúmenes de negocio de las Cajas Socias, la entidad ocuparía un teórico tercer lugar entre las Cajas de Ahorro de España, con una red compuesta por alrededor de 1.500 sucursales.
Por cuestiones operativas, se decidió ubicar la sociedad en Madrid, dado que al tratarse de entidades situadas en diferentes puntos de la geografía española, éste era el punto equidistante entre todas ellas.
El primer objetivo de Infocaja era montar un centro de proceso de datos único, con una plataforma de software común que de respuesta a las funcionalidades concretas de cada Caja, sin renunciar a su autonomía de gestión. La empresa, nació con Accenture como socio en el suministro, implantación y mantenimiento de la plataforma de aplicaciones, y con la Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) como proveedor en forma de outsourcing del servicio de explotación de la plataforma única e integrada para las cinco entidades.
Desde un principio se decidió la subcontratación del resto de los servicios dada la convicción de sus responsables de que esta alternativa constituía la manera más eficaz de optimizar los costes y las necesidades de conocimiento en cada momento.
En cuanto a la organización interna, está soportada por un equipo de profesionales encargados de gestionar y garantizar un buen servicio a las cinco Cajas socias. Aunque está dotada de una estructura propia relativamente pequeña, se puede decir que los requerimientos de Infocaja son los del conjunto de varias entidades financieras.

Organizando la documentación
En este entorno, se genera diariamente una elevada cantidad de documentación que evoluciona continuamente y en cuya elaboración, codificación, revisión, aprobación y distribución intervienen de una u otra forma, un número variado pero siempre elevado de interlocutores. El intercambio y la modificación de la información es constante. “Este hecho, sumado a la distinta localización de los interlocutores implicados en el proceso, hacía que se generaran, como apunta Francisco Pérez, director general de Infocaja, un conjunto de riesgos potenciales, como pérdida de información, utilización de versiones diferentes, no uniformidad de los formatos utilizados para la elaboración de los documentos, estructura de conservación de la documentación no homogénea, etc. Por lo tanto, una correcta gestión de la documentación se convierte en un factor clave al permitir minimizar estos riesgos y, con ello, reducir los costes asociados a la no calidad”.

Colaboración en modo ASP
Para mejorar esta gestión, Infocaja decidió en octubre de 2003 introducir en su operativa una plataforma capaz de satisfacer la necesidad corporativa de disponer de un repositorio de documentación a partir del cual compartir información online entre los diferentes grupos de trabajo involucrados en los diversos proyectos que en cada momento se estuvieran llevando a cabo. Tras analizar las herramientas disponibles en el mercado, Infocaja se decantó a favor de SharePoint Portal Server, el portal de servicios de Microsoft. Y, consecuente con su política de subcontratación, optó por la firma de un acuerdo de hosting en modo ASP con el operador ONO, uno de los socios estratégicos de Microsoft en nuestro país para la provisión de software como servicio.
Los criterios de selección para la herramienta fueron el reconocimiento en el mercado del producto, la compatibilidad técnica con la infraestructura tanto de las diferentes Cajas como de la propia Infocaja, que se tratase de una herramienta modular con capacidad de evolución en el futuro. También debería incorporar capacidad para establecer distintos perfiles de usuarios y funciones de control de las diversas versiones. SharePoint Portal Server cumplía todos estos requisitos, y por ello, fue la herramienta elegida por Infocaja

Un xSP con visión global
En cuanto a la elección de ONO, se debió a tres razones fundamentales. “En primer lugar por tratarse de un operador global, con infraestructura preparada para garantizar la sostenibilidad y fiabilidad de servicio que queríamos prestar a nuestros clientes. Por otra parte, facilitaba, además del alojamiento gestionado, la opción de suscripción a las licencias de Share Point Portal Server bajo modo ASP”. Frente a la adquisición de las licencias del software en propiedad, esta alternativa pareció a Infocaja más conveniente a largo plazo, dado que “nos permitía liberarnos de las tareas relacionadas con el mantenimiento y la evolución del propio producto, que pasaban a ser responsabilidad del proveedor”. Una tercera razón hace referencia a la modularidad de la propuesta de ONO. “Esta característica nos permite cubrir necesidades funcionales a medida, partiendo de un modelo básico que puede ir evolucionando en función de nuestra demanda interna”.

Alta disponibilidad
Concretamente, Infocaja ha contratado con ONO 300 licencias de la aplicación, ubicada en las instalaciones del operador en Aravaca. El contrato incluye también acceso a través de Internet, y conexión mediante usuario y password con independencia de la ubicación del puesto físico de trabajo de cada persona. En cuanto a la modalidad elegida entre las diversas alternativas de suministro incluidas en la oferta de ONO, Infocaja ha optado por la fórmula de plataforma gestionada de aplicaciones, con copia de respaldo personalizada y conectividad incrementada hasta 2 Mbps. Los niveles de seguridad y disponibilidad del acuerdo de nivel de servicio SLA (Service Level Agreement) entre ONO e Infocaja son avanzadas y cubren las 24 horas de los siete días de la semana durante los 365 días del año.
“Aunque es pronto para hacer valoraciones objetivas ya que el servicio se ha iniciado hace poco más de un mes y con un grupo reducido de usuarios piloto, valoramos que tanto la disponibilidad del servicio, como la resolución de incidencias (soporte técnico) y la atención por parte del proveedor han sido buenas”. Como beneficios generales de optar por la alternativa de software como servicio y la externalización de recursos, Pérez destaca el ahorro de costes asociados a personal especializado en una actividad que no constituye el núcleo del negocio de la empresa.


Portal de servicios corporativos
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SharePoint Portal Server funciona sobre las plataformas Windows 2000 Server o Windows 2003 Server, proporcionando servicios de portal en entornos intranet, extranet e Internet. Para la empresa puede representar el punto central del espacio de colaboración, la interfaz con todas las aplicacione

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