| Artículos | 01 JUN 2006

Bajo el peso del email

Herramientas de gestión del correo electrónico
A medida que se dispara el tamaño de los mensajes y buzones, los sistemas de correo electrónico se aproximan al colapso. El software de archivo de email y los caching appliances ayudan a aliviar el problema.

El volumen del correo electrónico crece muy rápido. Tanto que hoy son ya muchas las empresas cuyos servidores de email se sienten “aplastados” por el peso de los ficheros adjuntos. Y el problema irá a más. Si en la actualidad el tamaño típico de un mensaje es de sólo 20 KB, los analistas predicen que la proliferación de ficheros adjuntos de vídeo elevará esa cifra a entre 50 y 200 MB en los próximos años. ­Por otro lado, según datos de Osterman Research, ya en 2004 en una de cada cuatro empresas el almacenamiento del email crecía a un ritmo anual del 25%. Y de acuerdo con el estudio “Email Archiving Market Trends, 2005-2009”, realizado por The Radicati Group, el almacenamiento de mensajes por usuario y día, hoy de 19 MB, será de 45 MB en 2009.
La gestión que exigen estos crecientes volúmenes de almacenamiento de email incide negativamente en el rendimiento de los sistemas de mensajería. Además de prolongar excesivamente los tiempos de backup, obliga a los servidores a operar al máximo de su capacidad, exponiéndose a caídas que van en contra del carácter crítico de esta aplicación. Asimismo, aumentan los tiempos dedicados por el personal de TI a las tareas de administración, localización de problemas y helpdesk. Y lo que cada vez es más importante, el incremento del volumen de datos almacenados alarga y dificulta las tareas de búsqueda y recuperación de información.
Las consecuencias de todos estos inconvenientes son evidentes, en un momento en que el e-mail ocupa un puesto privilegiado entre las herramientas de comunicación al servicio de los negocios. Si en un tiempo el correo era concebido como un sistema de mensajes cortos, tanto en extensión y peso como en ciclo de vida, los buzones han acabado por convertirse en la morada fundamental de la información de negocio de la empresa. No sólo se ven sobrecargados con mensajes de texto sino también con archivos que contienen presentaciones y PDF. Incluso los vídeo clips cada vez serán más comunes, debido a la proliferación de cámaras digitales y móviles con capacidad de grabación.
Una medida habitual para combatir estas ineficiencias consiste en limitar el tamaño de los buzones y de los archivos adjuntos, pero no suele dar resultado. Obliga a perder demasiado tiempo eliminando mensajes periódicamente para no exceder la capacidad del buzón, lo que va en detrimento de la productividad. Además, en ciertas actividades es imprescindible poder enviar y recibir mensajes de socios o clientes con archivos adjuntos pesados en los que se anexa documentación de texto e imágenes.
Tampoco es una buena solución el almacenamiento local, por cuanto complica la gestión del sistema de correo, ya que no es posible aplicar políticas corporativas y crea copias redundantes de mensajes. Trabajar con FTP es otra alternativa, pero exige que tanto los usuarios internos como los externos del sistema modifiquen sus hábitos de comunicación. Además, el email se ha impuesto como el medio de comunicación principal de las empresas a escala planetaria, y eliminar su uso no es ya factible en el mundo de los negocios.
Más eficaz es la instalación de productos dedicados específicamente a la gestión del e-mail, como el software de archivo de mensaje o los “caching appliances”. Estas soluciones sí ayudan realmente a los departamentos de TIC a tener bajo control el correo electrónico.

Opciones de archivo
El software de archivo de correo soluciona no sólo los problemas del almacenamiento, sino también las necesidades derivadas del cumplimiento normativo y de la localización de mensajes con fines administrativos o judiciales. Si un juzgado, por ejemplo, reclama todos los mensajes cruzados con un cliente durante los últimos dos años, no será nada fácil recuperarlos manejando cintas de backup. El coste de detectar y recuperar los correos podría ser extraordinario.
Productos como Enterprise Vault, de Symantec, se ocupan del archivo del correo fuera del servidor y, además, proporcionan funcionalidades de búsqueda de mensajes según múltiples criterios (emisor, asunto, cuerpo, archivos adjuntos…), creando una buena base para escalar el sistema en función de las necesidades futuras. Las prestaciones de búsqueda se completan con aplicaciones especializadas en el cumplimiento de las normas corporativas y normativas, gestión de riesgos y protección legal.
Enterprise Vault gestiona automáticamente el ciclo de vida de los contenidos del correo electrónico y otros datos de la empresa, y reduce el volumen del almacenamiento de mensajes hasta en más del 50%, según la compañía. Igualmente, reduce los costes de restauración, recuperación y administración de contenidos, aportando un “warehouse” de información para los datos corporativos, que pueden ser indexados y recuperados en función de las necesidades del negocio. Tiene la ventaja, además, de no obligar a los usuarios a modificar el modo en que habitualmente trabajan con el correo, ni a realizar tareas ni procesos extra.
El producto soporta Compliance Accelerator, software diseñado para ayudar a las empresas de servicios financieros a revisar sus comunicaciones electrónicas por correo, mensajería instantánea y fax digital. La versión 6.0 trabaja con hardware de almacenamiento de EMC, IBM, Network Appliance, Plasmon y StorageTek (ahora integrada en Sun).
La suite Message Manager (antes conocida como Assentor Enterprise from iLumin) de CA tiene como componente básico Message Manager Archive, que combina la recogida automática de contenidos y mensajes internos, salientes y entrantes con la capacidad de indexar dichos contenidos por campos (cabecera, texto, ficheros adjuntos…) y de gestionar los periodos de retención. Captura mensajes de Exchange, Notes y GroupWise, así como mensajería instantánea.
Más específico, el componente Message Manager Discovery for Legal Teams, ayuda a localizar y recuperar información sensible del servidor de backup corporativo. Permite acceder a los archivos en tiempo real y realizar búsquedas en mensajes y ficheros adjuntos según múltiples parámetros, analizándolos posteriormente en función de las peticiones del usuario. De este modo, el proceso manual que supone este tipo de búsquedas se reduce de días o semanas a horas o minutos. Incluye, además, una solución de flujo de trabajo colaborativo que permite compartir los criterios y resultados de las búsquedas con otros usuarios y redactar etiquetas donde indicar la relevancia de la información obtenida. Los resultados pueden pasarse a formatos PDF, PST o NSF.
Unified Email Archival Suite de ZipLip es otra solución diseñada para simplificar la gestión del e-mail y el cumplimiento de las normas corporativas y administrativas mediante la implementación de reglas y políticas en aspectos como seguridad y retención de datos. Para ello, integra en un solo sistema múltiples aplicaciones de archivo, incluyendo las de cumplimiento normativo, búsqueda y detección, gestión central de buzones y monitorización.
Una característica valiosa de Unified Email Archival Suite es su so

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