En la medida en que las técnicas de colaboración del estilo wiki ganan aceptación, los acercamientos a la Web 2.0 son cada vez más influyentes en el terreno empresarial, según Gartner, quien espera que gestionar la transición de los usuarios de estar orientados a archivos a estarlo en entornos Web 2.0 será el principal reto para las empresas.

“Existen diferencias fundamentales en la manera de trabajar cuando estamos orientados a archivos y documentos que cuando se trabaja basándonos en navegadores y en Web 2.0”, explica Jeff Mann, vicepresidente de investigación de Gartner. “Entender y acomodarse a estas diferencias será fundamental para determinar el éxito de la llegada de plataformas de colaboración en las empresas”.

Normalmente, los usuarios se pueden catalogar en dos grandes grupos: aquellos usuarios que prefieren colaborar entorno a archivos y documentos y los que prefieren interactuar con contenidos y otras personas de manera directa en las páginas Web. Las diferencias en estos dos grandes grupos de usuarios son más profundas que en la manera de hacer las cosas, dado que afecta a cómo trabajan las personas, la actitud que tienen frente a la seguridad o el impacto en la manera de gestionar las tareas.

“Los usuarios que han dedicado años a trabajar básicamente con aplicaciones y suites ofimáticas basadas en el PC, como Microsoft Office, tienden a favorecer la orientación a archivos y pueden ponerse nerviosos trabajando en entornos Web 2.0, donde la gente puede editar la misma página al mismo tiempo”, explica Mann. “Igualmente, los usuarios acostumbrados a entornos más libres, como wikis y blogs, pueden tropezar en este proceso de transición y cuando se necesiten unos procesos más estructurados utilizando repositorios de documentos”.

Las plataformas centradas en documentos cuentan a su favor con que son muy estables, familiares y más productivas para ciertas tareas, pero la tendencia es claramente hacia herramientas Web 2.0. Esto no quiere decir, no obstante, que las plataformas de trabajo tradicionales vayan a desaparecer por completo. De hecho, hay algunos productos de colaboración que son un híbrido entre las plataformas clásicas y las Web 2.0.